Bücher der Buchführung: Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbuch

Accounting Books

Mit dem ABC der Buchführung wollen wir unseren Lesern verschiedene Themen der Buchführung verständlich machen. Das heutige Thema ist:

Bücher der Buchführung: Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbücher

Die Geschäftsvorfälle eines Unternehmens werden nach dem Prinzip der doppelten Buchführung in verschiedene Bücher eingetragen. Aufgrund der heutigen Digitalisierung und EDV-Verarbeitung müssen solche Bücher nicht mehr physisch gehalten werden und die Geschäftsvorfälle werden automatisch in Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbuch eingetragen. Es hilft aber definitiv die Verwendung der Bücher zu kennen, um die Buchhaltung eines Unternehmens besser verstehen zu können.

Grundbuch

Im Grundbuch (auch als Journal bezeichnet) werden alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens in chronologischer Reihenfolge eingetragen; beginnend mit den Eröffnungsbuchungen, gefolgt von den laufenden Buchungen anhand der Belege und abgeschlossen durch die Schlussbuchungen. Somit wird jedem Geschäftsvorfall eine laufende Nummer, Belegnummer, Datum, die angesprochenen Konten, Betrag und  Buchungstext zugeordnet.

Beispiel:

Sie haben eine Rechnung von Ihrem Internetanbieter bekommen und zahlen zum Fälligkeitsdatum diese Internetrechnung für Ihr Büro. Dann könnte der Grundbucheintrag beispielhaft folgendermaßen aussehen:

Hauptbuch

Die Geschäftsvorfälle aus dem Grundbuch werden dann ins Hauptbuch übertragen und nach sachlicher Hinsicht geordnet, nämlich nach Sachkonten. Die Sachkonten bestehen aus den Konten im Kontenplan – folglich aus den Bestandskonten und Erfolgskonten. Um diese Kontenblätter darzustellen, werden gerne T-Konten verwendet, bei dem Soll-Buchungen auf der linken Seite und Haben-Buchungen auf der rechten Seite zu finden sind.

Das Hauptbuch wird auch benutzt um die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen. Durch den Abschluss der Erfolgskonten des Hauptbuchs kann der Gewinn bzw. der Verlust ermittelt werden. Durch den Abschluss aller Sachkonten des Hauptbuchs ergibt sich die Bilanz.

Beispiel:

Aus dem o.g. Beispiel kann man anhand der Soll- und Haben-Konten bereits sehen, welche Sachkonten verwendet wurden. So wurden drei Sachkonten angesprochen: Auf den Sachkonten “Internetkosten” und “Vorsteuer” wird im Soll eine Mehrung eingetragen, bei der “Bank” analog dazu eine Minderung. 

Nebenbuch

Um das Hauptbuch übersichtlich zu gestalten, wurden Nebenbücher geführt, in denen Hauptbuchkonten ausgegliedert werden und näher erläutert werden.

Ein Nebenbuch ist zum Beispiel das Kontokorrentbuch für die Verbindlichkeiten und Forderungen gegenüber Lieferanten. So kann für jeden Lieferanten eines Unternehmens ein Nebenbuch geführt werden, in dem die Rechnungen und Zahlungen eingetragen werden. Nach Abschluss der Nebenbücher der Lieferanten werden die Daten und Ergebnisse dann wieder ins Hauptbuch übertragen, damit die Gesamtforderung bzw. -verbindlichkeit ausgewiesen werden kann.

Beispiel:

Anhand von Nebenbüchern können Unternehmen direkt Eingangsrechnungen buchen und diese mit den Zahlungen ausgleichen. Dadurch lässt sich auch direkt ein offener Saldo erkennen, wenn eine Rechnung noch offen ist.

Sie haben noch Fragen rund um das Thema Buchhaltung? Gehen Sie gerne auf unser Buchhaltungslexikon, unsere Online-Hilfe, oder wenden Sie sich direkt an unsere Support-Mitarbeiter.

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