Was ist DSGVO und was bedeutet es für mich?

Was ist DSGVO und was bedeutet es für mich?

Mit Reviso können Sie sicher sein, dass wir Ihre persönlichen Daten sorgfältig behandeln. Das Gleiche gilt für persönliche Informationen, die Sie in Reviso über Ihre Kunden und Lieferanten speichern. Hier bei Reviso arbeiten wir intensiv daran, dass wir die DSGVO (engl. GDPR) bis zum 25. Mai 2018 einhalten.

Im Rahmen der neuen EU Datenschutz-Grundverordnung, besser bekannt als DSGVO, werden bestimmte Rechte für Sie als Person festgelegt. Die DSGVO gilt im Allgemeinen nur für Informationen über natürliche Personen, nicht für Unternehmen.

Im Folgenden werden wir Sie über die Fortschritte bei der Einhaltung der DSGVO auf dem Laufenden halten:

[Haftungsausschluss: Die nachstehende Tabelle soll Ihnen einen einfachen Überblick zu offenen Fragen zur DSGVO bieten. Falls Sie Zweifel an der Einhaltung dieser Verordnung haben, sollten Sie sich von einem Fachmann beraten lassen]

Area
Datencontrolling und Datenverarbeitung In Bezug auf Reviso Was es für Sie bedeutet
Der Daten-Controller hat die Hauptverantwortung für die gesammelten Daten, während der Datenprozessor die Daten verarbeitet.

Dabei können der Datencontroller und Datenprozessor identisch sein, währenddessen der Datencontroller externe Datenprozessoren verwenden kann.

In Reviso kontrollieren und verarbeiten wir Daten unserer Benutzer. Wir sind auch auf externe Datenprozessoren angewiesen um Ihnen unseren Service anzubieten. Sie kontrollieren die Daten Ihrer Kunden und Lieferanten. Sie verwenden Reviso und Revisos Lieferanten / Sub-Prozessoren als Datenprozessor.
Datenverarbeitung von Geschäftsinformationen (nicht unter der DSGVO) In Bezug auf Reviso Was es für Sie bedeutet
Die DSGVO erfasst Informationen über natürliche Personen. Im Allgemeinen ändert sich nichts daran, wie Informationen über Unternehmen behandelt werden sollten.

DSGVO gewährleistet, dass wir personenbezogene Daten nur dann speichern und verarbeiten, wenn wir einen guten Grund dafür haben. Die Hauptregel der DSGVO ist, dass vor der Verarbeitung personenbezogener Daten eine gegenseitige Einwilligung erforderlich ist. Jedoch sind ausdrücklich die Daten von der Speicherung und Verarbeitung ausgenommen, die zur Erfüllung von Vertragsverhältnissen notwendig sind.

Reviso ist ein Buchhaltungssystem und als solches speichern wir hauptsächlich Informationen über Unternehmen. Darüber hinaus speichern wir nur die persönlichen Informationen, die notwendig sind, um unseren Nutzern den Zugang zu Reviso zu ermöglichen und den Service anbieten zu können.

Wir verwenden eine Liste von externen Datenprozessoren, um unseren Service zu ermöglichen. Wir werden sicherstellen, dass alle diese Lieferanten die DSGVO einhalten und wir mit jedem von ihnen eine Datenverarbeitungsvereinbarung abschließen.

Status: Vollständige Liste der Lieferanten und ihrer DPA wird veröffentlicht

Sie verarbeiten Informationen über Ihre Kunden und Lieferanten. Sie verwenden Reviso und Revisos Lieferanten / Sub-Prozessoren, um Informationen über Ihre Kunden und Lieferanten zu verarbeiten.

Als Hauptregel benötigen Sie keine Einwilligung, wenn Sie als Nutzer von Reviso einfache Adressen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen von natürlichen Personen als Kontaktpersonen der Kunden oder Lieferanten speichern. Dies sollte in einem Minimalprinzip erfolgen, mit dem Ziel den Vertrag mit diesen Parteien zu erfüllen.

Datenverarbeitung von persönlichen Informationen – reguliert unter DSGVO In Bezug auf Reviso Was es für Sie bedeutet
DSGVO gewährleistet Ihnen als Person, dass Sie bestimmte Rechte über persönliche Informationen haben. Zum Beispiel müssen Sie zustimmen, dass Ihre Informationen gespeichert und verarbeitet werden. In der DSGVO sind diese Regeln jedoch begrenzt. Es wird ausdrücklich erwähnt, dass die Regulation z.B. bei der Speicherung von Buchhaltungsdokumenten und späteren Prüfungsunterlagen oder die Tatsache, dass Ihre persönlichen Daten zur Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen mit dem anderen Parteien benötigt werden, außer Kraft gesetzt wird. Reviso speichert nur nicht vertrauliche personenbezogene Daten, die zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen mit unseren Kunden erforderlich sind.

Als Software-as-a-Service bieten wir den Nutzern des Dienstes ein kombiniertes Anwendungs-, Wartungs- und Support-Paket an. Zu diesem Zweck müssen wir die Nutzung der Anwendung

(und zu einem gewissen Grad auch auf unserer Website) unserer Kunden verfolgen, um den Service zu liefern, aufrechtzuerhalten und weiterzuentwickeln.

Wir verwenden eine Liste von externen Datenprozessoren, um den Service für Sie bereitzustellen.

Halten und speichern Sie nur relevante Informationen über Ihre Kunden und Lieferanten, die für das Vertragsverhältnis notwendig und zwingend sind.

Speichern Sie keine sensiblen Informationen über Personen, es sei denn, Sie wissen, was Sie tun, und haben sich die entsprechenden Rechte gesichert.

Rechtliche Grundlage der Datenverarbeitung In Bezug auf Reviso Was es für Sie bedeutet
Ihre personenbezogenen Daten dürfen nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung gespeichert und verarbeitet werden. Wenn Sie sich bei Reviso anmelden, werden Sie um Ihre Zustimmung zur Datenverarbeitung gebeten.

Als Administrator oder Superuser benötigen Sie die ausdrückliche Zustimmung aller Benutzer, bevor Sie sie registrieren.

Sie können Ihre Einwilligung zur Speicherung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widerrufen, haben dann jedoch keinen Zugriff auf unseren Service.

Änderungen am Anmeldeverfahren werden implementiert

Sie müssen die Einwilligung der Kontakte haben, die Sie bei Kunden und Lieferanten in Reviso gespeichert haben. Wenn diese Informationen jedoch erforderlich sind, um Ihren vertraglichen Verpflichtungen nachzukommen, können Sie diese ohne ausdrückliche Zustimmung speichern.
Recht auf Einsicht In Bezug auf Reviso Was es für Sie bedeutet
Jede Person kann beantragen alle Informationen, die auf ihnen Namen gespeichert sind, einzusehen und eine Beschreibung darüber zu erhalten, wie sie verarbeitet wurde.

Sie haben auch das Recht, eine Kopie dieser persönlichen Informationen und der Beschreibung der Datenverarbeitung zu erhalten.

Sie können Ihre persönlichen Benutzerdaten in Ihrem Benutzerprofil unter Einstellungen -> Meine Einstellungen einsehen (https://www.reviso.com/de/hilfe/knowledge-base/wie-kann-ich-neue-benutzer-erstellen/ Sie können auch andere Informationen anfordern, die wir über Sie gespeichert und/oder verarbeitet haben, und wir werden diese in Form eines Datenabzugs von den verschiedenen Datenprozessoren liefern. Bitte Support kontaktieren.

Status: Die Rechte werden von Reviso unterstützt, aber wir werden im Laufe der Zeit Änderungen vornehmen, um die Compliance- Prozesse zu optimieren

Die Kontakte Ihrer Kunden und Lieferanten haben dieselben Rechte.

Auf Anfrage können Sie die Daten zu einem bestimmten Konto, die Sie zu dem Kontakt gespeichert haben, in der Kundenliste (https://www.reviso.com/de/hilfe/knowledge-base/wie-kann-ich-neue-kunden-erstellen/) oder Lieferantenliste (https://www.reviso.com/de/hilfe/knowledge-base/was-bietet-die-registerkarte-lieferanten-an/) einsehen, und haben dort auch die Möglichkeit diese Liste als Excel-Datei zu exportieren und an den Kontakt zu senden. Sie können nicht relevante Kontakte vor dem Senden aus der Liste löschen. Beachten Sie die Datensicherheit beim Versand dieser sensiblen Informationen.

Möglicherweise haben Sie die persönlichen Informationen Ihrer Kontakte verwendet, um Bestellungen oder Rechnungen von Reviso an sie zu senden. Dies gilt als Verarbeitung der personenbezogenen Daten. Sie sollten eine Liste aller an den Kontakt gesendeten Dokumente bereitstellen. Sie finden diese Dokumente unter Fakturierung -> Archiv.

Status: Dieser Prozess wird unterstützt. Sie müssen die Informationen an Ihre Kontakte senden und die Änderungen und Löschungen in Reviso vornehmen. Wir versuchen, den Prozess zu optimieren.

Recht Informationen ändern oder löschen zu lassen In Bezug auf Reviso Was es für Sie bedeutet
Benutzer können verlangen, dass persönliche Informationen nach ihrem Ermessen geändert oder gelöscht werden. Anträge auf Löschung und Änderung werden von Fall zu Fall behandelt, da dies in vielen Fällen aufgrund von Rechnungslegungsvorschriften nicht zulässig sein dürfte. Außerdem müssen wir möglicherweise einige Informationen zu Aktionen eines Benutzers aufbewahren nachdem dieser Benutzer Reviso verlassen hat, um unseren Service zu ermöglichen. Aber für die viele Fälle kann eine Löschung des Benutzernamens / Anonymisierung des Benutzers den Benutzer ermöglichen, dass seine Daten nicht länger mit dem Unternehmen und den Daten in dem Buchhaltungssystem verbunden sind, während die Integrität der Buchhaltung gesichert ist.

Sie können alle Daten in Ihrem Account durch die Exportfunktion unter Alle Einstellungen herunterladen (https://www.reviso.com/de/hilfe/knowledge-base/wie-kann-ich-meine-daten-aus-reviso-exportieren/). Danach können Sie Ihr gesamtes Konto löschen lassen.

Ausgelaufene Testaccounts werden innerhalb eines Jahres gelöscht.

Status: Da die Löschung aller Benutzerdaten in den meisten Fällen aufgrund der Natur von Buchhaltungsdaten nicht möglich ist, ist die Löschung des Namens und der Kontaktdaten / Anonymisierung des Benutzers eine Möglichkeit, diese Daten unpersönlich zu machen, ohne die Integrität der Buchhaltung zu beeinträchtigen

Sie können bereits gebuchte Rechnungen in Reviso nicht löschen. Dies dürfen Sie in den meisten Fällen auch nicht nach den Grundlagen ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoB) und den lokalen Buchhaltungsvorschriften. Sie können jedoch den Kontakt aus Ihrer Liste entfernen oder die Informationen auf Wunsch ändern, um eine weitere Verwendung der Informationen zu vermeiden.

Status: Die Änderungs- und Löschrechte werden in Reviso unterstützt, aber wir werden im Laufe der Zeit Änderungen vornehmen, um die Compliance-Prozesse zu optimieren

Marketing In Bezug auf Reviso Was es für Sie bedeutet
Jegliche Verwendung der persönlichen Informationen zu Marketingzwecken darf nur erfolgen, wenn sich der Benutzer explizit für die Nutzung der Daten bereit erklärt hat. Ein Widerruf dieser Vereinbarung muss einfach und leicht verfügbar sein. Dies ist allgemein schon anerkannt und wird von den meisten Unternehmen bereits umgesetzt. Wir werden Sie nach dem Recht fragen Sie zu Marketingzwecken zu kontaktieren. Sie können jederzeit die Vereinbarung widerrufen, indem Sie den Link am Ende der erhaltenen E-Mails verwenden.

Wir verwenden den Webdienst “Mailchimp” für den Versand von Emails.

Einige E-Mails werden benötigt, um über Operationen unseres Services zu kommunizieren. Wenn Sie den Versand widerrufen, können wichtige Neuigkeiten nicht zugestellt werden, was den Service unbrauchbar machen könnte.

Status: Mailchimp unterstützt die Einwilligung und den Widerruf von DSGVO-Einverständnissen. In Bezug auf E-Mails, die von Reviso gesendet werden, könnte es zu zukünftigen Änderungen kommen, um sicherzustellen, dass die Compliance-Richtlinien nachgewiesen werden können.

Reviso ist keine Marketing-Software. Im Allgemeinen ist die einzige Kommunikation, die Sie Ihren Kontakten von Reviso senden können, Rechnungen, Aufträge usw., die Sie vertraglich verpflichtet sind zu senden. Diese gelten nicht als Marketing. Beachten Sie jedoch, dass Sie eine Einwilligung haben müssen, um Marketingmaterial an Ihre Kontakte zu senden. Wir empfehlen Ihnen, einen guten Cloud-Service zu nutzen, der die Zustimmung für Sie in Marketingangelegenheiten übernimmt.

Status: In Bezug auf E-Mails, die von Reviso gesendet werden, könnte es zu zukünftigen Änderungen kommen, um sicherzustellen, dass die Compliance-Richtlinien nachgewiesen werden können.