ABC der Buchführung – Keine Buchung ohne Beleg

Heute schreiben wir wieder über die Grundprinzipien – unser ABC der Buchführung.

Eines der ersten Dinge, die man in der Schule über Buchhaltung lernt, ist folgender Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Die Belegorganisation ist dabei die Grundlage für eine ordnugsmässige Buchhaltung.

Belege können verschiedene Formate haben. Hier sind einige Beispiele: Für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen erhalten wir eine Eingangsechnung, die wir bezahlen. Für den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen erstellen wir eine Ausgangsrechnung, die unsere Kunden bezahlen. Für die Überweisung von Gehältern haben wir die Gehaltsliste und einen Bankauszug. Je nach der Herkunft der Belege unterscheidet man ausserdem zwischen internen und externen Belegen: Eigenbelege und Fremdbelege.

Interne Belege

Eigenbelege werden im Unternehmen ausgestellt. Kopien von Ausgangsrechnungen, Quittungsdurchschriften, Lohn- und Gehaltslisten und so weiter sind Beispiele dafür.

Externe Belege

Fremdbelege werden von Ausssenstehenden ausgestellt. Dies können unter anderem folgende sein: Lieferantenrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Postbelege zu Einzahlungen oder Versand und so weiter.

Ersatzbelege

Wenn ein Originalbeleg abhanden gekommen ist, müssen Ersatzbelege ausgestellt werden. In manchen Fällen können z.B. Lieferanten eine Kopie der verlorenen Rechnung nachgereicht werden, ansonsten müssen auf selbst erstetllten Ersatzbelegen vor allem Zeitpunkt, Grund und Höhe der Ausgabe enthalten.

Bearbeitung von Belegen

Alle Belege müssen vorbereitet, gebucht und abgelegt werden.

Die Vorbereitung umfasst die Prüfung, ob der Beleg sachlich und rechnerisch korrekt ist. Dann muss der Geschäftsfall des Beleges überprüft werden. Bei mehreren Belgen für den selben Geschäftsfall muss entschieden werden, welcher Beleg verwendet werden soll, um mehrfache Buchungen zu vermeiden.

Dann müssen die Belege nach der Art geordnet werden:
– Ausgangsrechnungen
– Gutschriften an Kunden
– Eingangsrechnungen
– Gutschriften an Lieferanten
– Lohn- und Gehaltslisten
– Bankbelege
– Postbelege
– Kassenbelege
– Privateinnahmen/ -einlagen
– Sonstige Belege

Danach müssen den Belegen eine forlaufende Nummer innerhalb ihrer Belegart gegeben werden. Der Beleg wird schliesslich gebucht und dann müssen die Belege 10 Jahre ordnungsgemäss aufbewahrt werden.

Mit Reviso können Sie Ihre Belege einfach mit der App einscannen und von dort weiterbearbeiten. Damit ersparen Sie sich viel Schreibarbeit und Platz um Schrank – Ihre Belege sind mit Reviso sicher in der Cloud.

Schreiben Sie gerne unserem Kundenservice über hilfe@reviso.com, wenn Sie weitere Fragen haben. Oder rufen Sie uns an: 030 – 25 55 87 89.

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