Rechnungsstellung für KMU und Selbständige

Wenn Sie sich in der Unternehmenswelt befinden, unabhängig davon, ob Sie selbstständig sind, bei einem KMU oder bei einem Startup arbeiten, ist es wichtig ein zeitgemäßes Rechnungsprogramm zu haben. Es gibt eine Vielzahl von Programmen, die hilfreich sein können. In diesem Artikel werden wir einige Dinge ansprechen, die Sie berücksichtigen müssen, um eine geeignete Software zu wählen.

Sie denken vielleicht, dass die Verwendung von Excel die einfachste Weise darstellt Rechnungen zu stellen. Nachdem Sie ein Abrechnungsprogramm getestet haben, werden Sie feststellen, dass es Tools gibt, die sehr einfach zu bedienen und speziell dafür entwickelt wurden, um Ihre Arbeit zu erleichtern.

Ein Rechnungsstellungsprogramm sollte nicht nur ein Programm zum Erstellen von Rechnungen sein, sondern es sollte über mehr Funktionen verfügen, die die Hauptfunktion ergänzen, und darüber hinaus Ihrem Unternehmen einen Mehrwert verleihen und die Verwaltung des Unternehmens unterstützen.

Was sollte ein Rechnungsstellungsprogramm haben?

Ein Rechnungsstellungsprogramm für KMU, Freiberufler und Startups muss ein Tool sein, das die Verwaltung aller Unternehmensrechnungen zentralisiert. Es sollte möglich sein, sowohl die von Lieferanten und Gläubigern erhaltenen Rechnungen als auch die an Kunden oder Schuldner ausgestellten Rechnungen zu erfassen.

Natürlich ist es wichtig, dass das von Ihnen gewählte Programm in der Lage ist, Rechnungen mit unterschiedlicher Umsatzsteuer zu erstellen. Dies ist unabdingbar, um die Steuererklärung korrekt und vorschriftsmäßig abgeben zu können.

Ein komplettes Rechnungsstellungsprogramm sollte den Gesamtprozess der Fakturierung effizient gestalten und in der Lage sein zu Beginn Budgets zu erstellen und Aufträge oder Angebote zu Rechnungen umzuwandeln. Es sollte auch möglich sein alle Dokumente mit Ihrem Logo, Farben, Bildern oder einem beliebigen Format individuell gestalten.

Anforderungen
Checkliste

Die Sicherung und Aufbewahrung der gesendeten und erhaltenen Rechnungen sollte im Idealfall unbegrenzt sein, sodass jedes Dokument jederzeit eingesehen werden kann. Die Rechnungsdatei muss organisiert und strukturiert geordnet sein, und es sollte eine Funktion geben, mit der Rechnungen bestimmter Kunden oder Lieferanten oder zu bestimmten Terminen gesucht und gefiltert werden können.

Es ist wichtig Kontrollfunktionen für die Zahlungen zu haben, mit denen Sie schnell die ausstehenden Rechnungen einsehen können oder sich eine Prognose über die Einnahmen und Ausgaben erstellen lassen. Normalerweise haben Rechnungsprogramme eine Funktion, um den Status von Rechnungen zu kontrollieren. So können Sie beispielsweise sehen, ob die Rechnung gestellt, bezahlt, fällig oder überfällig ist.

Wenn Ihr Unternehmen Rechnungen regelmäßig an dieselben Kunden ausstellen muss, benötigen Sie eine Funktion zum Erstellen von Rechnungen in großen Mengen oder in Stapeln, sodass Sie diesen Satz wiederkehrender Rechnungen schnell erstellen können.

Extras, die für die Verwaltung des Unternehmens einen Mehrwert schaffen

Ein weiteres Merkmal, das bei der Auswahl eines Fakturierungsprogramms nicht weniger wichtig ist, ist die Technologie der Online- oder Cloud-Software.

Dies ist heutzutage ein grundlegender Aspekt, da die Mobilität der Menschen immer größer und notwendiger wird. Darüber hinaus benötigen diese Arten von Online-Programmen keine Downloads oder Installationen, so dass es sehr einfach ist, sie zu verwenden.

In Bezug auf die Mobilität, bieten viele Rechnungstellungsprogramme mobile Apps für Smartphones und Tablets an, durch die Sie auf Ihre Daten unterwegs zugreifen und Kunden, Rechnungen, Budgets, Geschäftsdaten abfragen oder erstellen können. Das spart Ihnen viel Arbeitszeit.

Viele der Rechnungsprogramme für KMU verfügen auch über vollständig integrierte Buchhaltungsmodule. Bei der Erfassung von Kundenrechnungen wird die Buchhaltung automatisch durchgeführt. Diese Daten können Sie mit Ihrem Steuerberater teilen oder sogar selbst die komplette Buchführung Ihres Unternehmens durchführen.

Der weiterer Vorteil von Online-Lösungen ist die Möglichkeit Integrationen mit anderen Programmen, wie CRM, E-Commerce oder POS-System zu erstellen. Diese Integrationen zwischen Programmen ermöglichen es, Verfahren und Prozesse zu vereinfachen.

Verpflichtungen gegenüber dem Staat

Die Verpflichtungen, denen sich KMU oder Selbständige gegenüber dem Finanzministerium stellen müssen, können etwas unterschiedlich sein, aber im Allgemeinen sind die mit der Rechnungsstellung verbundenen Verpflichtungen ähnlich. Es ist wichtig, dass die Abrechnung korrekt erfolgt, damit die abgegebenen Berichte die richtigen Zahlen aufweisen.

Die umfassendsten Rechnungsprogramme verfügen über die wichtigsten Berichte, die ein Unternehmen dem Finanzamt vorlegen muss. Diese Berichte wären Steuererklärungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen oder auch  allgemeine Berichte wie die Bilanz, die GuV oder die Haupt- und Nebenbücher.

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