Telefon- und Internetkosten

Telefon- und Internetkosten

Bei der Berücksichtigung von Telefonkosten müssen verschiedene Aspekte und Fallgruppen betrachtet werden. In vielen Fällen ist es so, dass der Mitarbeiter nach der betrieblichen Übung die vorhandenen betrieblichen Telekommunikationsgeräte (Telefon, Handy und Internetnutzung) auch für private Zwecke nutzen darf. Hierzu hat der Gesetzgeber geregelt (§ 3 Nummer 45 Einkommensteuergesetz), dass die private Nutzung dieser Geräte durch den Arbeitnehmer nicht als Lohn versteuert werden muss. Dabei spielt es keine Rolle in welchem Umfang der Mitarbeiter eine Privatnutzung tätigt.

Beispiel:
Die Firma überlässt dem Mitarbeiter zwei Handys zur privaten Nutzung. Einmal für den Arbeitnehmer und darüber hinaus für dessen Lebenspartnerin. Der Mitarbeiter nutzt sein Handy zu 60 % betrieblich und seine Lebenspartnerin ausschließlich für private Zwecke. Die insgesamt entstandenen Aufwendungen bleiben beim Arbeitnehmer steuerfrei. Es entstehen auch keine Beiträge in der Sozialversicherung.
Diese Befreiungsvorschrift umfasst neben den eigentlichen Kommunikationsgeräten auch das Zubehör wie Adapter, Headset oder Hüllen.

Eine Besonderheit ist in diesem Zusammenhang zu beachten: Die Firma erwirbt ein Telefon/Handy und stellt dieses dem Mitarbeiter zeitlich unbegrenzt zur Verfügung. Hier sieht die Finanzverwaltung einen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil (und lehnt die Steuerfreiheit ab). Als weitere Besonderheit ist zu beachten, dass die Bereitstellung von Telefonkarten (für private Gespräche) ebenso nicht steuerfrei bleibt, sondern zum steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn gehört. Gegebenenfalls kann hier aber die monatlich 44€-Freigrenze (§ 8 Abs. 2 Satz 2 Einkommensteuergesetz) greifen.

Auch ist zu berücksichtigen, dass die für Mitarbeiter greifende Steuerbefreiung nicht auf einen Einzelunternehmen (oder eine Personengesellschaft) anzuwenden ist. Nutzt der Unternehmer sein Handy etc. für private Zwecke, so muss in der Gewinnermittlung ein entsprechenden Zuschlag/Eigenverbrauch berücksichtigt werden.

Darüber hinaus kommt es vor, dass der Mitarbeiter von seinem privaten Telefonanschluss oder Handy betriebliche Anrufe tätigt oder entgegennimmt. Hier kann der Mitarbeiter einen entsprechenden Einzelnachweis der geführten Gespräche führen, sodass die nachgewiesenen anteiligen betrieblichen Kosten steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden können. Alternativ besteht die Möglichkeit über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten die anteilige betriebliche Quote zu ermitteln. Entsprechend dieser Quote kann dann eine steuerfreie Erstattung der anteiligen Aufwendungen vorgenommen werden. Darüber hinaus beanstandete es die Finanzverwaltung in der Regel nicht, wenn der Arbeitgeber (ohne weitere Prüfung) bis zu 20 % der monatlichen Telefonrechnung des Mitarbeiters, höchstens jedoch 20 € monatlich steuerfrei ersetzt.