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GoBD

Die GoBD regeln die elektronische Archivierung, Aufbewahrung und den Zugriff auf die Daten von geschäftlichen Dokumenten.

Die Bezeichnung GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Die GoBD wurde 2015 eingeführt und löste damit die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) ab. 

Nach den Aufbewahrungsfristen müssen geschäftliche Dokumente sechs bzw. zehn Jahre archiviert werden. So kann es bei einer Betriebsprüfung - auch Jahre nach Auflösung des Unternehmens - dazu kommen, dass einzelne Dokumente vom Finanzamt gefordert werden. Aus diesem Grund sollten Unternehmen auf eine korrekte Aufbewahrung und die Einhaltung der Archivierungsfristen achten. 

Durch die Digitalisierung wurden die Aufbewahrungspflichten somit 2015 an den technologische Entwicklung angepasst, z.B. müssen nun auch Emails mit steuerrelevanten Dokumenten, aufbewahrt bzw. gesichert werden. Dabei müssen diese geschäftlichen Dokumente vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar, in digitaler Form, maschinell lesbar und über die Aufbewahrungsfrist zugreifbar archiviert werden. Die Daten müssen dabei in elektronischer Form gesichert werden, die gegen unberechtigten Zugriff und Verlust gesichert sind.

Die Vorschriften richten sich an buchführungspflichtige Personen, also alle Unternehmen in Deutschland. Somit gelten die GoBD für Kleingewerbetreibenden, genauso wie für Großkonzerne.

Zusammenfassen kann man die Regelungen der GoBD in die Abschnitte

  • Arbeitsweisen
  • Verfahrensdokumentation
  • Konformität von verwendeter Software
  • Revisionssichere Archivierung

Heutzutage haben viele Buchhaltungsprogramme die Möglichkeit die Dokumente nach den Vorschriften der GoBD elektronisch zu archivieren. Besonders geeignet sind dabei Cloud-Lösungen, wodurch alle Dokumente sicher und unveränderbar in der Cloud gespeichert werden können und somit auch jederzeit darauf zugegriffen werden kann. 


Wir hoffen, dass unser Buchhaltungslexikon Ihnen hilft die Buchhaltung Ihres Unternehmens besser zu verstehen. 

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