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Actualización de Reviso a nueva versión

La actualización a la nueva versión de Reviso es, principalmente, un cambio en la interfaz del programa. Es un cambio sencillo de realizar, sin ningún coste, que ayudará a agilizar el rendimiento de la aplicación para todos los usuarios.

La nueva versión de Reviso lleva disponible más de 2 años y en ella se han realizado mejoras de optimización e implementación de nuevas funciones, las cuales solo ha sido posible activar en la nueva versión por razones técnicas.

En este artículo os vamos a explicar:

  1. Consideraciones a tener en cuenta antes del cambio.
  2. Cómo activar la nueva versión paso a paso.
  3. Consideraciones a tener en cuenta una vez esté activa la nueva versión.
  4. Principales diferencias entre la versión antigua y la nueva.

NOTA: Si antes de realizar el cambio a la nueva versión quieres probarla y conocerla por ti mismo, puedes hacerlo fácilmente simplemente solicitando una versión de prueba gratuita aquí.
También, puedes apuntarte a cualquiera de nuestras presentaciones online o sesiones personalizadas 1to1 gratuitas y uno de nuestros expertos te mostrará y explicará todos los cambios.

1. Consideraciones a tener en cuenta antes del cambio

Antes de realizar el cambio de Reviso a la nueva versión, es importante saber que ninguno de tus datos contables se perderá o eliminará de tu suscripción. Toda la información económica y financiera de tu empresa será conservada y estará disponible en la nueva versión.

Antes del cambio a la nueva versión es necesaria la contabilización de los asientos registrados en tus libros diarios, es decir, contabilizar todos los asientos registrados dentro de la pestaña Contabilidad > Libros diarios.

No es posible aplicar la actualización si existen asientos en borrador sin contabilizar en cualquiera de los libros diarios. Por ello, tendrás que contabilizarlos, o bien, eliminar aquellos que no necesites.

Si tienes documentos sin procesar o facturas, presupuestos o pedidos en la pestaña de Ventas sin contabilizar, éstos serán traspasados automáticamente a la nueva versión, por lo que no deberás preocuparte por ellos.

Plantillas de distribución, bancos y conceptos automáticos

Antes de realizar el cambio, necesitarás anotar o realizar una captura de pantalla de todas las plantillas de distribución que hayas creado, ya que éstas no serán traspasadas automáticamente y será necesario crearlas de nuevo.

Las cuentas bancarias utilizadas en la conciliación bancaria tendrán que ser configuradas en la nueva versión con un sencillo paso que explicaremos más adelante.

Y, por último, si utilizas conceptos automáticos en la creación de tus asientos de pago o facturas, éstos se perderán y deberán ser configurados de nuevo en la nueva interfaz.

2. Cómo activar la nueva versión paso a paso

Para actualizar tu empresa a la nueva versión de Reviso tienes que dirigirte al menú de Configuración > Todas las configuraciones > Finanzas > Libros diarios.

En la parte superior del listado de libros diarios verás un botón llamado “Actualizar a nueva versión“, tal y como aparece en la siguiente imagen.

Al pulsar en este botón, si has contabilizado todos tus asientos registrados en tus libros diarios, el programa realizará la actualización a la nueva versión de manera automática en pocos segundos. Para comenzar a ver la nueva interfaz, tendrás que salir y volver a entrar en la aplicación.

Si por el contrario tienes algún asiento sin contabilizar, te aparecerá un mensaje de aviso, el cual no te permitirá continuar con el proceso de cambio a la nueva versión hasta que esos asientos hayan sido contabilizados.

3. Consideraciones a tener en cuenta una vez esté activa la nueva versión

Series numéricas

Una vez te encuentres en la nueva versión, es importante revisar la configuración de tus series numéricas antes de registrar una nueva factura o asiento contable.

Al actualizar la versión, las series numéricas de Reviso se actualizan según la nueva distribución de los libros diarios y, con ello, éstas vuelven a empezar por el número 1 por defecto.

Modifica la numeración de tus series y, con especial atención, la serie específica utilizada para la emisión de facturas a clientes. Deberás configurar de manera correcta el número siguiente de la factura a emitir.

Para ajustar la serie numérica utilizada en tus facturas emitidas a clientes, revisa primero el número de la última factura emitida y contabilizada. Puedes revisar esto dentro del menú de Ventas > Facturas emitidas > Facturas emitidas.

Haz una búsqueda general de tus facturas y verifica la numeración que lleva tu última factura contabilizada. Por ejemplo, en mi caso sería la factura “94”.

Eso quiere decir que el número siguiente que debo utilizar y configurar es el “95”. Para realizar este ajuste, hay que ir al menú de Ventas > Configuración > Series numéricas.

Selecciona en la parte superior derecha el ejercicio en el que te encuentras y, a continuación, localiza la serie utilizada para Ventas en las facturas emitidas.

Una vez localizada la serie de ventas, tenemos que editar el prefijo y el número siguiente de la serie acorde a la serie utilizada en la versión antigua, de manera que la numeración continúe de manera contigua sin cambios ni saltos.

En nuestro ejemplo anterior la serie utilizada es solo numérica sin prefijos, por lo que tendré que dejar el campo del Prefijo vacío o en blanco. Para ello hay que hacer clic en el icono de la derecha y Editar el campo de Prefijo en la ventana que se abrirá, dejándolo vacío.

Una vez configurado el prefijo, ya sea en blanco o con el texto que se desee, tenemos que Guardar la configuración.

Ahora, como segundo paso, hay que cambiar la numeración de la serie. Para ello hago clic en el icono de la parte derecha de la serie Editar el número siguiente (icono con los números 123).

En la pantalla que se abre hay que definir como número siguiente el número que corresponda a la serie utilizada, en nuestro caso el número “95”, que es el siguiente número que tengo que utilizar en mi próxima factura.

Plantillas de distribución / Plantillas de asientos

La pestaña de distribución de la versión antigua se ha actualizado en la nueva versión con la función de Plantillas de asientos. Si utilizabas plantillas de distribución en la antigua versión, éstas no serán traspasadas. Por tanto, deberás crearlas de nuevo en la nueva versión.

Como decíamos al inicio de este artículo, te recomendamos realizar capturas de pantalla de tus plantillas de distribución antiguas para una fácil y rápida configuración en la nueva versión. Por ejemplo, realiza una captura de pantalla de tu plantilla de distribución como la siguiente, y hazlo para todas tus plantillas.

Una vez en la nueva versión, para crear de nuevo tus plantillas, dirígete a la pestaña de Asientos > Asientos > Nuevo asiento.

Rellena el asiento con los datos de tu plantilla de distribución y pincha en el botón inferior “Guardar como nueva plantilla“.

Al pinchar en ese botón, aparecerán en la parte inferior las opciones de guardado. Define un nombre para tu plantilla, selecciona aquellos campos que desees guardar y pincha en el botón Guardar para finalizar.

Cuando quieras volver a utilizar la plantilla, simplemente tendrás que pinchar en Nuevo asiento y, en el primer campo que te encuentras, seleccionar la plantilla que desees utilizar.

Cuentas bancarias

Será necesario dar de alta tus cuentas bancarias en la sección de Tesorería para poder procesar todos los movimientos bancarios y realizar la conciliación bancaria.

Para hacer esto, simplemente dirígete a la pestaña de Tesorería > Cuentas bancarias > Nueva cuenta bancaria. Introduce el nombre de tu banco y la correspondiente cuenta bancaria que utilizas en tu contabilidad, por ejemplo la cuenta (5720).

Podrás, también, introducir información adicional sobre tu cuenta bancaria o incluso realizar la sincronización con tu banco para poder descargar de manera automática tus extractos bancarios.

Conceptos automáticos

Si antes utilizabas conceptos automáticos para procesar tus pagos de clientes y/o proveedores éstos no serán transferidos, por lo que será necesario configurarlos en la nueva versión.

Estos conceptos automáticos te ayudarán a registrar más rápidamente tus asientos, facturas y pagos rellenando de manera automática en el concepto de tus asientos el nombre de tu cliente o proveedor, el número de factura o la fecha de la factura, por ejemplo.

Para definir esta configuración en la nueva versión, dirígete a la pestaña de Compras > Configuración > Conceptos automáticos. También podrás llegar a esta configuración a través de las pestañas de Ventas o Asientos.

Una vez aquí podrás ver en la parte derecha de la pantalla una pequeña guía sobre cómo definir los Conceptos automáticos. Define todos los conceptos que desees y pincha en Guardar para que empiece a aplicarse la configuración.

4. Principales diferencias entre la versión antigua y la nueva

Como decíamos al inicio de este artículo, la diferencia principal en el cambio de versión es el cambio de interfaz, pero veamos en detalle los principales cambios que podrás encontrar:

• El menú principal sigue estando en la parte superior de la pantalla y, ahora, todos los sub-menús pasan a estar también en la parte superior distribuidos de manera horizontal y con desplegables para acceder a las distintas funciones.

• La pestaña de Inicio sigue siendo igual, aquí no notarás ningún cambio.

• Justo al lado de la pestaña de Inicio podrás ver una nueva pestaña llamada Documentos. Aquí hemos trasladado todas las opciones de la Gestión documental. La función sigue siendo prácticamente igual, así que no notarás grandes diferencias.

• La pestaña de Ventas tampoco cambia, a excepción de que ahora el menú vertical pasa a estar distribuido de manera horizontal en la parte superior. Podrás encontrar todas las funciones de la versión antigua e incluso alguna más que se ha introducido como mejora para la gestión de las ventas.

La antigua pestaña de Contabilidad se ha dividido en 3 nuevas pestañas, las cuales se llaman Compras, Asientos y Tesorería. Hemos redistribuido las opciones del menú de Contabilidad entre estos 3 menús según la tipología de los asientos, intentando conseguir un uso más intuitivo del programa.

Ahora, toda la gestión de facturas recibidas y el alta de proveedores se realizará desde la pestaña de Compras; todos los asientos con cuentas bancarias, así como la propia conciliación bancaria, se realizarán desde la pestaña de Tesorería; y la pestaña de Asientos se utilizará para asientos generales donde no intervengan clientes y/o proveedores.

• La pestaña de Informes funciona del mismo modo que en la versión antigua pero, si investigas y revisas algunos informes, verás que se han realizado grandes mejoras para conseguir una gestión y uso más eficiente, así como la implementación de nuevos modelos de Impuestos.

Es posible que encuentres algunos otros cambios menores en el uso de alguna funcionalidad pero, en principio, aquí te hemos detallado las principales diferencias que podrás ver con la actualización a la nueva versión.

Por favor, no dudes en ponerte en contacto con nosotros si tienes cualquier duda o consulta antes o después de realizar el cambio a la nueva versión. Estaremos encantados de poder ayudarte y explicarte todo lo que necesites.

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Updated on 11 February, 2020

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