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Cómo utilizar las fórmulas personalizadas

El complemento instala una fórmula personalizada en tu hoja de cálculo de Google llamada REVISO_ACC_CAT. Esto es una abreviación de “Reviso Account Categories”.

Esto significa que los datos o números que puedes solicitar a Reviso están basados en las Categorías de cuenta. En el futuro, podría haber fórmulas extra conectadas a las cuentas en el cuadro de cuentas pero, por ahora, son las Categorías de cuenta.

El complemento instalado estará visible en todas tus hojas de cálculo de Google pero la fórmula solo funcionará si la hoja está conectada al contrato de Reviso a través de la seguridad de los tokens.

La fórmula personalizada funciona como cualquier otra fórmula en una hoja de cálculo donde empiezas en una celda introduciendo el signo “=”, seguido por el nombre de la fórmula “REVISO_ACC_CAT” (las hojas de cálculo de Google deberían proponer la fórmula cuando comienzas a escribirla) y seguida por un paréntesis “(“ para incluir los elementos.

Obtendrás la siguiente ayuda para construir la fórmula:

Elementos de la fórmula personalizada

Como puedes ver, existen 5 elementos dentro de la fórmula que te ayudan a definir el número que quieres obtener. Todos los elementos pueden ser escritos directamente en la fórmula, o bien, definirlos en otras celdas de tu hoja de cálculo. Solo el primer elemento es obligatorio.

La Categoría de cuenta es un dato obligatorio porque define qué número es el que estás buscando. Escribe el nombre de la categoría de cuenta o utiliza su identificador directamente en la fórmula utilizando comillas, ej. “turnover”, o en otra celda sin utilizar las comillas.

Es aconsejable echar un vistazo al listado de Categorías de cuentas en este artículo de ayuda para tener una visión de cómo las categorías de cuenta están clasificadas, ya que la lista utilizada en este complemento, desafortunadamente, está clasificada por ID, lo cual no es del todo correcto.

El número calculado en la fórmula es la suma de todos los registros contabilizados en todas las cuentas en las que se haya asignado la categoría de cuenta en cuestión.

Mensual o Anual, puede configurarse utilizando el texto MTD para periodos mensuales (Month To Date) o YTD para periodos anuales (Year To Date). Si no se selecciona ninguna, por defecto, se calcularán datos mensuales, MTD.

Puedes introducir el valor directamente en la fórmula con comillas (“mtd”) o enlazarlo a una celda donde escribas ese texto sin comillas. Este dato está relacionado con los dos siguientes atributos: Ejercicio contable y Periodo contable, los cuales, por defecto, cogerán el actual mes/año si no se selecciona nada.

Ten en cuenta que, a pesar de que seleccionemos la opción mensual, si hoy es 26 de julio y has contabilizado algo el 31 de julio, ese registro también será incluido en la fórmula, es decir, no solo hasta el 26 de julio.

Ejercicio contable es el nombre del ejercicio contable, normalmente un número de 4 dígitos como, por ejemplo, 2017. Si este dato no se incluye en la fórmula, se cogerá por defecto el año actual.

Periodo contable es, normalmente, un calendario mensual desde el primero hasta el último día del mes. Aquí se define con un número de 1 o 2 dígitos para seleccionar el mes desde el 1 hasta 12.

Presupuesto es un atributo que decide si el número generado es un número presupuestado o no. FALSE significa que no es un presupuesto, sino números reales, mientras que TRUE significa que aparecerán números presupuestados. Para poder utilizar esta opción, necesitas tener números presupuestarios incluidos en tu contabilidad en Reviso, ya sean creados manualmente o importados. Todo esto se hace a nivel de cuentas contables individuales y se suman según las Categorías de cuenta asignadas, como el resto de datos.

Recálculo de fórmulas

La actualización de los datos de tus fórmulas se realiza automáticamente por la hoja de cálculo de Google cada vez que se abre el archivo o cuando se actualiza la página en el navegador.

También, puedes forzar la actualización de los datos de tus celdas cambiando cualquier dato de cualquier celda referenciada dentro de la fórmula. Ej. en esta imagen vemos que cambiando la celda R3 (periodo contable) de 3 a 4, hará que se recalculen los datos de la fórmula personalizada en la celda R5.

La fórmula te permite incluir elementos adicionales, aparte de los 5 descritos anteriormente. Éstos no tendrán ningún efecto en el cálculo de la fórmula pero, haciendo referencia a una sexta celda, te permite forzar la actualización de la fórmula mediante cambios en esa sexta celda, sin necesidad de cambiar ninguno de los elementos de las fórmulas que sí intervienen en el cálculo.

Esto podría ser de utilidad cuando, por ejemplo,  tú sabes que se ha actualizado algo en la contabilidad y quieres tener todos los números actualizados pero sin cambiar nada.

También, todas las fórmulas en una mismo fila o columna pueden enlazarse a una celda de la fila o columna, pudiendo forzar la actualización de una fila o columna específica por separado.

Ejemplos de informes

La fórmula personalizada se ha creado para permitir personalizar informes de forma rápida y sencilla. Cualquier informe hecho con las fórmulas funcionará para cualquier empresa en Reviso que esté conectada a esa hoja de cálculo, aunque solo una empresa puede estar conectada a una hoja de cálculo a la vez.

Igualmente, todas las empresas necesitarán tener las Categorías de cuenta configuradas en el cuadro de cuentas para que funcione.

Esto significa que puedes hacer una copia de tu hoja de cálculo de Google, con ese informe personalizado, y conectarlo a una empresa diferente de Reviso. Así, tendrás el mismo informe para 2 empresas diferentes, con 2 archivos independientes y sus datos correspondientes.

Esto podría usarse, por ejemplo, para comparar datos o incluso para realizar consolidaciones entre empresas de un mismo grupo.

A continuación tienes un enlace a una hoja de cálculo de Google con algunas plantillas de informes de resultados y los códigos de las categorías de cuentas.

Por favor, siéntete libre de hacer una copia de esta hoja de cálculo y conectarla con tu propia empresa.

Plantilla de informes de P&G con datos del mes actual contra presupuesto / datos anuales contra presupuesto y una estimación anual

Incorporación del informe en tu contrato de Reviso

En Reviso, puedes añadir pestañas adicionales en el menú superior. Puedes usar esta función para añadir tus informes personalizados a tus empresas como se muestra aquí:

Lee más sobre Reviso y su enlace con las hojas de cálculo de Google.

Si tienes cualquier duda o pregunta en el uso de esta función, por favor, ponte en contacto con nosotros. Estamos disponibles en nuestra web y en la aplicación a través del chat, en el email ayuda@reviso.com o en el teléfono 911 895 225.

Actualizado en Agosto 10, 2017

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