Facturación para pymes y autónomos

Resumen facturación

Si estás dentro del mundo de la empresa, ya trabajes o tengas una pymes, seas autónomo o start-up, es importante disponer de un buen sistema de facturación. Existen multitud de programas de facturación que pueden serte de ayuda. En este artículo te comentaremos algunas cosas que tienes que tener en cuenta para elegir el mejor software de facturación más adecuado para ti.

Es posible que pienses que utilizar Excel puede ser lo más sencillo pero no es lo más eficiente y, después de probar algún programa de facturación, verás que hay herramientas muy fáciles de usar y desarrolladas especialmente para facilitarte el trabajo.

Un programa de facturación no solo debe ser un programa para hacer facturas, sino que tiene que tener más funcionalidades que complementen la función principal pero que, además, aporten un valor añadido a tu empresa y ayuden en la gestión del negocio.

Qué debe tener un programa de facturación

Un software de facturación para pymes, autónomos y startups debe ser una herramienta que centralice la gestión de todas las facturas de la empresa. Debe ser posible registrar tanto las facturas recibidas de proveedores y acreedores como las facturas emitidas a clientes o deudores.

Por supuesto, es esencial que el sistema de facturación que elijas sea capaz de crear facturas con distintos IVAs, retenciones o recargo de equivalencia. Esto es fundamental para poder cumplir de manera correcta y acorde a la normativa con la declaración de los impuestos.

Un programa de facturación completo debería proporcionar el flujo de facturación en su totalidad, pudiendo crear presupuestos en un inicio y convertir ese mismo documento en pedido o factura, según vaya avanzando la operación con el cliente. También, poder tener un diseño personalizado de todos los documentos con tu logo, colores, imágenes o cualquier formato que quieras dar al archivo.

Lista tareas

El almacenamiento y conservación de las facturas enviadas y recibidas, idealmente, debería ser ilimitado, pudiendo consultar cualquier documento en cualquier momento. El archivo de las facturas debe ser organizado y debería existir alguna función a través de la cual poder localizar facturas de clientes o proveedores específicos o en fechas concretas por ejemplo.

Es importante disponer de funciones de control de cobros y pagos, donde puedas ver rápidamente las facturas que están pendientes o hacerte una idea de la previsión de ingresos y gastos. Normalmente, los programas de facturación suelen disponer de una función de control de estado de las facturas, donde se puede ver si la factura está vencida, cobrada o pagada o pendiente de vencimiento, por ejemplo.

Si tu empresa debe emitir facturas de manera recurrente a los mismos clientes, necesitarás que tu programa de facturas disponga de una función de creación de facturas de manera masiva o por lotes, pudiendo crear ese conjunto de facturas recurrentes rápidamente.

Extras que aportan valor en la gestión del negocio

Otra característica no menos importante a considerar a la hora de seleccionar un programa de facturación es su tecnología, es decir, que la herramienta de creación de facturas sea un software online o en la nube.

Hoy en día esto es un aspecto fundamental, ya que la movilidad de las personas cada vez es mayor y más necesaria. Además, este tipo de programas online no necesitan descargas ni instalaciones, con lo que empezar a utilizarlos es muy sencillo.

Programa contable

Relacionado con la movilidad, un extra que muchos programas de facturación ofrecen es la disponibilidad de aplicaciones móviles a través de las cuales puedes acceder a tus datos y consultar o crear clientes, facturas, presupuestos, datos del negocio, etc. La gestión de la empresa puede realizarse desde el móvil, ahorrando así mucho tiempo de trabajo.

Muchos de los programas de facturación para pymes disponen, también, de módulos de contabilidad totalmente integrados, de modo que al registrar las facturas de clientes la contabilidad se va realizando de manera automática. Esos datos podrán ser compartidos con tu asesor o incluso trabajar ambos en la misma aplicación de contabilidad y facturación online.

Por último, mencionar la ventaja que puede ser realizar integraciones con otro tipo de software, como puede ser un CRM, e-commerce o TPV. Estas integraciones entre programas permiten simplificar procedimientos y evitar introducir los mismos datos en sistemas diferentes varias veces, lo que conlleva un ahorro de tiempo considerable.

Obligaciones con la Agencia Tributaria

Las obligaciones que tienen que cumplir las pymes o autónomos frente a Hacienda pueden ser algo diferentes pero, en términos generales, aquellas obligaciones relacionadas con la facturación son similares. Es importante que la facturación sea realizada de forma correcta, de modo que los datos a presentar en la aeat vengan extraídos de manera automática.

Los programas de facturación más completos disponen de los informes más importantes que cualquier empresa tiene que presentar en la Agencia Tributaria. Estos informes serían los modelos de IVA 303 y 390, modelos de retenciones 111, 115, 180 y 190 o informes generales como el Balance de situación, el informe de Pérdidas y Ganancias o el Libro diario.

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