Firma electrónica, aprende a obtenerla y usarla fácilmente

La firma electrónica se define como un paquete de datos que identifican de manera electrónica a la persona que ha enviado un documento. Se trata por lo tanto, de una forma más segura de enviar documentos que también permite ahorrar en tiempo y desplazamientos.

Así, la persona que recibe este documento puede estar segura de quién lo ha mandado, y que este no ha sido modificado tras haber sido firmado electrónicamente.

Para realizar este proceso, es necesario poseer de antemano un certificado digital o un DNI electrónico. Estos dos elementos permiten identificar al firmante de manera segura a través de una serie de claves criptográficas.

Ahora que sabemos para qué sirven y qué son los certificados digitales nos surge la pregunta, ¿cómo podemos obtenerlos?

  • Si queremos obtener el certificado a través del DNI, es imprescindible acudir a cualquier comisaría de policía que se encargue de emitir los documentos de identidad  y pasaportes. El DNI electrónico tendrá una validez de 10 años, pero el certificado digital que le acompaña únicamente tendrá una duración de 30 meses, y cuando estos pasen deberá ser renovado.
  • Si únicamente queremos obtener el certificado digital, debemos solicitarlo a través del sitio web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (apartado Ceres). En el caso de que seamos de Cataluña o País Vasco, existen autoridades certificadoras con sitios web específicos. Durante todo el proceso (que puede tardar varios días) , debemos utilizar siempre el mismo ordenador y el mismo navegador,

Este certificado también tiene una fecha límite de validez, en concreto 36 meses, y podrá ser renovado 2 meses antes de su caducidad. Si transcurriera el plazo y no lo hubiéramos renovado, deberíamos solicitarlo de nuevo.

¿Cuál es el siguiente paso para la firma electrónica?

A partir de ahora ya podemos firmar cualquier documento y enviarlo, bien facturas online o incluso presentar impuestos. Para ello solo debemos seguir estos procesos:

  1. Cuando estemos seguros de que está perfectamente terminado y lo hemos revisado a conciencia para evitar cualquier fallo podremos incluir la firma digital al final del documento o formulario, que crea un resumen de este.
  2. Elaborar el documento que queremos firmar o rellenar el formulario web.
  3. Una vez hecho esto, el sistema nos solicitará una clave secreta que certifica nuestra identidad y por lo tanto evita suplantaciones del emisor.
  4. La firma se situará en el final del documento o formulario, haciendo visible el resumen que está codificado.
  5. Ya puede ser enviado el documento con toda seguridad.

En la mayoría de los casos no es necesario estar conectado a internet para firmar electrónicamente un documento, pero sí será necesario cuando el documento a firmar se encuentre en un sitio online, como ocurre a menudo con todos los documentos y formularios de la administración pública (presentación de la declaración de la renta, solicitud de vida laboral, recepción de notificaciones electrónicas o la firma de facturas electrónicas)

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