La importancia del Cuadro de Cuentas

La importancia del Cuadro de Cuentas

El cuadro de cuentas o plan contable es una lista de todas las cuentas contables de la empresa separada en dos secciones, una para las cuentas del Balance de Situación y otra para las cuentas del Pérdidas y Ganancias. Cada sección contiene los nombres y las numeraciones únicas utilizados para identificar y registrar todas las transacciones de la contabilidad de cualquier negocio, independientemente de su tamaño.

Cada cuenta contable dentro de tu sistema de contabilidad estará listada en orden numérico y normalmente tendrás también saltos entre las numeraciones, lo cual te permitirá crear cuentas adicionales para personalizar el plan contable de tu empresa.

Normalmente, la estructura por defecto de un cuadro de cuentas para PYMEs está dividida en 7 grupos. Del grupo 1 al 5 tendríamos nuestras cuentas de balance y del 6 al 7 las cuentas de pérdidas y ganancias:

  • Grupo 1 – Financiación básica
  • Grupo 2 – Inmovilizado
  • Grupo 3 – Existencias
  • Grupo 4 – Acreedores y deudores
  • Grupo 5 – Cuentas financieras
  • Grupo 6 – Compras y gastos
  • Grupo 7 – Ventas e ingresos

Por ejemplo, la primera cuenta contable tendrá el prefijo 1 seguido de 00, 01, 02, etc. Es decir, el Balance de Situación comenzará con las cuentas de Financiación básica, desde la cuenta 100 hasta la 199, por supuesto con espacios vacíos entre una y otra. Luego, el siguiente grupo de cuentas comenzará con el prefijo 2, el cual está definido para las cuentas de inmovilizado, el siguiente grupo con el prefijo 3, y así sucesivamente. Esta clasificación de cuentas hace muy sencillo identificar la tipología de cada cuenta contable y realizar informes en base a los grupos de cada cuenta.

Balance de situación

El Balance de Situación es un informe muy importante de la empresa. Esta compuesto por dos partes:

  • Activo: compuesto a su vez por el activo no corriente y el activo corriente.
  • Patrimonio neto y pasivo: compuesto por el patrimonio neto, el pasivo no corriente y el pasivo corriente.

En esencia, el activo no corriente del balance está compuesto por elementos adquiridos por la empresa, como podrían ser propiedades, bienes, vehículos, existencias, etc., los cuales normalmente se amortizarán durante un periodo superior a un año, y el activo corriente por créditos (dinero que se adeuda a la empresa) y saldos bancarios.

Por su parte, el pasivo se compone de deudas que la empresa debe a sus proveedores, bancos, impuestos, etc. Dependiendo del periodo de tiempo en el que se deberá pagar, se diferencia entre pasivos no corrientes (a largo plazo) o pasivos corrientes (a corto plazo). El patrimonio neto hace referencia al capital invertido en la empresa y los beneficios no distribuidos, los cuales son las pérdidas y ganancias de los ejercicios anteriores.

Programa contable

Pérdidas y ganancias

El informe de pérdidas y ganancias, también conocido como Cuenta de resultados, te proporciona una instantánea comercial de la empresa en un periodo de tiempo específico. Con el cálculo de las ventas menos los gastos incurridos obtendremos el beneficio bruto de esas ventas. Ese resultado los gastos generales nos dará el beneficio neto.

Informes financieros

La mayoría de los programas de contabilidad en la nube te proporcionarán los informes financieros estándar. Estos son informes fundamentales en cualquier paquete contable ya que son los pilares para el control y gestión de la contabilidad.

Cuando se crea un informe financiero, como el balance de situación, el sistema recogerá toda la información registrada en las cuentas contables de los grupos correspondientes a cuentas de balance para producir el informe en la fecha seleccionada.

Otra opción a la hora de crear informes es a través de categorías de cuentas. Esto es una clasificación adicional en tus cuentas contables, la cual se realiza en base al tipo de operación, ya sea un gasto, un ingreso, una inversión o una amortización, por ejemplo. Es una clasificación más sencilla, para aquellas personas no contables, que proporciona una información muy valiosa.

¿Necesitas crear tu propio plan contable?

Una herramienta realmente útil para la gestión contable y de consultoría es la posibilidad de crear y actualizar tu propio cuadro de cuentas dentro de un programa contable. Esto podría ser necesario cuando tu empresa necesita una configuración a medida con más cuentas contables que las habituales en ciertas áreas o secciones.

Muchos sistemas de contabilidad facilitan a los contables la opción de crear plantillas de sus cuadros de cuentas para la gestión de sus clientes PYMEs y/o autónomos, las cuales puedes ser copiadas de una empresa a otra fácilmente; ahorrando así mucho tiempo de configuración y haciendo más sencillas las consolidaciones de empresas.

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