Legalización de Libros Contables

Legalización de Libros Contables

Todos los años, las empresas tienen dos citas con el Registro Mercantil, la legalización de Libros Contables durante el mes de abril y la presentación de la Aprobación de Cuentas Anuales durante el mes de julio. En este artículo trataremos sobre la legalización y presentación de los libros contables.

Realmente, si somos legalmente estrictos, no existe ninguna fecha fija para la legalización de libros, sino que se deben presentar en un plazo de cuatro meses desde el cierre del ejercicio de la empresa (art. 27 Código de Comercio y 333 Reglamente del Registro Mercantil).

Como la mayoría de las empresas finalizan sus ejercicios el 31 de diciembre, el plazo habitual suele ser el de 30 de abril, pero cada vez hay más empresas que por razones de ciclo económico o por internacionalización tienen ejercicios sociales distintos al año natural.

¿Qué son los libros contables?

Los libros contables son aquellos documentos que reflejan la actividad económica diaria de la empresa durante un ejercicio social, es decir, son el reflejo de todas las operaciones que ocurren en la empresa a lo largo del ejercicio contable.

El artículo 25 del Comercio establece que son obligatorios y hay que presentar, específicamente, ante el Registro Mercantil los siguientes libros contables:

El libro Diario

Es en el que se reflejan todos los asientos contables del ejercicio. No erramos demasiado si decimos que es el más importante de ellos, ya que es el que más información nos da sobre la actividad de la empresa.

El libro de Inventario

El libro de inventario contiene la siguiente información:

  • Un balance inicial detallado de la empresa con todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa al comienzo del ejercicio.
  • Un balance de comprobación, que consta de un balance de sumas y saldos. Este balance debe ser como mínimo trimestral.
  • Un balance de cierre detallado.

Obviamente, el balance de cierre de un ejercicio coincidirá con el inicial del siguiente. La norma exige que sean detallados pero no define exactamente cual es ese nivel de detalle.

El libro de Cuentas Anuales

Que consta de:

  • Balance de situación
  • Cuenta de Pérdidas y Ganancias
  • Estado de Cambios de Patrimonio Neto
  • Estado de Flujo de Efectivos
  • La Memoria

No debemos confundir el hecho de presentar el libro de Cuentas Anuales para su legalización a los cuatro meses de cerrar el ejercicio, con la obligación de presentar las Cuentas Anuales una vez que se hayan aprobado en la Junta General de Accionistas, la cual debe tener lugar a los 6 meses desde el cierre del ejercicio.

Esto último es lo que popularmente se conoce como “Presentación de cuentas anuales”, lo cual debe realizarse en los 30 días siguientes a su aprobación y que analizaremos en otro blog más adelante.

Volviendo a la legalización de los libros contables hay que tener en cuenta que, además, se deben presentar también en el mismo plazo los siguientes documentos:

  • Libro de Actas de las reuniones de los órganos colegiados rectores de la sociedad o, en su caso, de las decisiones del socio único (art. 26 CCo y 106 RRM).
  • Libro de Registro de Acciones Nominativas en el caso de Sociedades Anónimas o Libro Registro de Socios en el caso de Sociedades Limitadas (art. 27 CCo).
  • Libro de Registro de contratos, sólo para las Sociedades Unipersonales (art. 16 Ley de Sociedades de Capital).

¿Cómo se presentan los Libros Contables?

En cuanto al modo de presentación, desde el año 2015 es obligatorio presentarlos por soporte electrónico y se deben presentar por vía telemática.

Para ello, el presentador (ya sea la empresa o la asesoría), debe tener un certificado digital reconocido como válido por el Registro (el más común es el de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) y abonarse como usuario de la página del Colegio de Registradores.

Además, para facilitar este trámite, el Colegio de Registradores facilita un programa que permite importar estos libros y generar a su vez los archivos para su presentación directa en el Registro Mercantil.

Esperamos que este blog pueda servir de orientación en este trámite.

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