Abschlagsrechnung

Eine Abschlagsrechnung kann aufgestellt werden ohne die zu erbringenden/erbrachten Leistungen exakt zu definieren. Es bedarf dann eine Schlussrechnung mit einer genauen Auflistung der Leistungen.

Besonders in der Bauwirtschaft und bei großen Projekten werden Abschlagsrechnungen und Teilrechnungen erstellt, um die Leistungen in Rechnung zu stellen. Dabei unterscheiden sich die Begriffe Abschlagsrechnungen und Teilrechnung.

Bei der Abschlagsrechnung wird oftmals im Voraus oder während eines größeren Projektes ein Abschlag in Form einer festgelegten Summe oder eines prozentualen Anteils der voraussichtlichen Gesamtrechnung gefordert. Es müssen bei Abschlagsrechnungen keine genauen Leistungen aufgeschlüsselt werden. Wie der Name schon sagt, handelt es sich um einen Abschlag. Es ist auch mögliche mehrere Abschlagsrechnungen zu stellen. Die Höhe der Abschläge können zwischen den Geschäftsparteien frei vereinbart werden und unterliegen keinen gesetzlichen Vorschriften.

Mit der Abschlagsrechnung wird also ein Teil der Schlussrechnung vorfinanziert. Damit ist das Insolvenzrisiko auch geringer, da der Auftragnehmer bereits einen Teil der Auftragssumme erhält. Auch kann es für den Auftraggeber von Vorteil sein bereits Abschläge geleistet zu haben, anstatt am Ende eines großen Projektes auf einen Schlag die gesamte Schlussrechnung zahlen zu müssen und somit in Zahlungsschwierigkeiten zu kommen. Besonders bei größeren und langjährigen Projekten werden gerne Abschlagsrechnungen (oder Teilrechnungen) gestellt, damit nicht erst nach Fertigstellung des Projektes die Zahlung erfolgt.

Beispiel: Sie sind Tischler und sollen eine Wohnung einrichten. Die Auftragssumme beträgt voraussichtlich 10.000€. Sie fordern im Voraus in der Abschlagsrechnung einen Abschlag in Höhe von 30%, damit Sie die Arbeiten vorfinanzieren können. Zudem soll nach nach 2 Wochen ein zweiter Abschlag von 20% erfolgen. Sie schreiben eine Schlussrechnung und listen detailliert alle Leistungen, Materialien, Arbeitsstunden, etc. mit Preisen auf. Die Gesamtsumme lag tatsächlich bei 10.000€. Da Sie bereits eine Abschlagszahlung von 3000€ und eine zweite Abschlagszahlung von 2000€ erhalten haben, ist die noch offene Schlusszahlung 5000€.

Aufbau einer Abschlagsrechnung

Eine Abschlagsrechnung ist wie eine herkömmliche Rechnung aufgebaut, nur müssen die Leistungen nicht exakt aufgeschlüsselt werden. Somit beinhaltet die Abschlagsrechnung unter anderem:

Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
Name und Anschrift des Leistungsempfängers
Hinweis auf Abschlagsrechnung und Nummerierung der Abschlagsrechnung
Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID
(Voraussichtlicher) Lieferzeitpunkt
Rechnungsnummer + Rechnungsdatum
Anzuwendende Steuersätze
Rechnungsbetrag (Nettobetrag und Bruttobetrag)

Abgrenzung zur Teilrechnung

Eine Abschlagsrechnung ist weniger exakt und muss nicht genau auflisten, wofür welche Kosten anfallen. Eine Teilrechnung stellt genau bereits erledigte oder gelieferte Leistungen in Rechnung und wird daher oft gestellt, wenn ein Abschnitt bzw. Teil eines Projektes fertiggestellt ist und dies abgerechnet wird. Am Ende des Großprojektes wird dennoch eine Schlussrechnung fällig mit allen erledigten Leistungen (auch die Leistungen, die bereits in den Teilrechnungen gestellt wurden), welche die Teilzahlungen berücksichtigt und somit die Schlusszahlung mindert.