Archivierung / Aufbewahrung

Unternehmen müssen geschäftliche Dokumente aufbewahren. Dazu gelten für verschiedene Unterlagen unterschiedliche Aufbewahrungsfristen.

Jedes Unternehmen muss steuerrechtlich relevante Geschäftsdokumente langjährig aufbewahren. Dazu gehören beispielsweise Lieferscheine, Rechnungen, Geschäftsbriefe und vieles mehr.

So kann es bei einer Betriebsprüfung - auch Jahre nach Auflösung des Unternehmens - dazu kommen, dass einzelne Dokumente vom Finanzamt gefordert werden. Aus diesem Grund sollten Unternehmen auf eine korrekte Aufbewahrung und die Einhaltung der Archivierungsfristen achten. Dabei ist es unerheblich, ob es sich bei den Unternehmen um Kleinunternehmer handelt, oder um einen Großkonzern.

Wo wird die Archivierung oder Aufbewahrung von Buchhaltungsdokumenten geregelt?

Die Pflichten sind in verschiedenen Büchern geregelt, in der Abgabenordnung (AO), im Umsatzsteuergesetz (UStG), im Handelsgesetzbuch (HGB, in den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und in den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Einzelne Vorschriften sind noch im Arbeitsrecht, Produkthaftungsrecht und Sozialversicherungsrecht zu finden. 

Nach diesen Vorschriften müssen verschiedene Dokumente sechs bzw. zehn Jahre unverändert und lesbar aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfristen gelten immer zum Ende des Kalenderjahres. 

Beispiel: Eine Rechnung muss zehn Jahre aufbewahrt werden. Wenn also eine Rechnung am 04.03.2019 erstellt wurde, muss diese bis zum 31.12.2029 aufbewahrt werden.

Zu den Dokumenten, die zehn Jahres aufbewahrt werden müssen, zählen unter anderem:

• Bücher
• Eröffnungsbilanz
• Jahresabschluss
• Lagebericht
• Inventare
• Rechnungen
• Personalakten
• Belege, wie z.B. Quittung, Kontoauszüge, etc.

Zu den Dokumenten mit sechsjähriger Aufbewahrungsfrist gehören unter anderem:

• Handelsbriefe und Geschäftsbriefe
• Schriftwechsel
• Import- und Exportunterlagen

Es muss jedoch nicht jeder Brief aufbewahrt werden. Bei Unklarheiten und Zweifel sollte ein Steuerberater befragt werden. Geschäftsunterlagen wie Rechnungen oder Geschäftsbriefe dürfen elektronisch oder gescannt aufbewahrt werden, während Bilanzen und Jahresabschlüsse zwingend im Original zu archivieren sind.