Hauptbuch
Das Hauptbuch ist Bestandteil der doppelten Buchführung, in das alle Geschäftsvorfälle aus dem Grundbuch in Sachkonten übertragen werden.
Das Hauptbuch ist eines der Bücher in der Buchhaltung. Durch die heutige Digitalisierung und EDV-Verarbeitung müssen die Bücher nicht mehr manuell und physisch geführt werden, da die Geschäftsvorfälle automatisch bei einer Buchung in den Büchern eingetragen werden. Es hilft aber definitiv die Verwendung der Bücher zu kennen, um die Buchhaltung eines Unternehmens besser verstehen zu können.
Das Hauptbuch besteht aus den Sachkonten, also den Konten im Kontenplan - bestehend aus den Bestandskonten und den Erfolgskonten. Das Hauptbuch hat somit für jedes Sachkonto ein “Kontoblatt”.
Die Grundlage für das Hauptbuch ist das Grundbuch, welches auch Journal genannt wird. Im Grundbuch werden alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge nach den Belegen aufgelistet. Anhand des Grundbuchs werden dann die Geschäftsvorfälle in die Kontoblätter des Hauptbuchs eingetragen. In früheren Zeiten, als noch physisch Bücher geführt wurden, hat man tatsächlich anhand des Grundbuchs manuell die Geschäftsvorfälle in die einzelnen Sachkonten eingetragen. Diesen Schritt machen heutzutage Buchhaltungssoftware automatisch.
Beispiel:
- Aus dem Grundbuch wird ersichtlich, dass ein Unternehmer eine neues Dienstauto gekauft. Zur Vereinfachung gehen wir von einem steuerfreien Geschäftsvorfall aus. Durch die Grundsätze der doppelten Buchführung wissen wir, dass dabei zwei Sachkonten nach dem Prinzip Soll an Haben angesprochen werden. Folglich heißt der Buchungssatz: Fuhrpark an Bank. Der Unternehmer überträgt nun diesen Geschäftsvorfall ins Hauptbuch: Auf dem Sachkonto ‘Fuhrpark’ wird eine Mehrung eingetragen und auf dem Sachkonto ‘Bank’ eine Minderung.
Das Hauptbuch wird auch benutzt um die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (Guv) zu erstellen. Durch den Abschluss der Erfolgskonten des Hauptbuch kann der Gewinn bzw. der Verlust ermittelt werden. Durch den Abschluss aller Sachkonten des Hauptbuchs ergibt sich automatisch die Bilanz.
Um das Hauptbuch übersichtlich zu gestalten, werden Nebenbücher geführt. Ein Nebenbuch ist zum Beispiel das Kontokorrentbuch für die Verbindlichkeiten und Forderungen gegenüber Kunden. So kann für jeden Kunden eines Unternehmens ein Nebenbuch geführt werden, wo die Rechnungen und Zahlungen eingetragen werden. Die Ergebnisse der Nebenbücher wird dann wieder ins Hauptbuch übertragen.
