Hilfsbücher werden hauptsächlich für die Dokumentation von Informationen und Daten geführt, um die Buchhaltung besser nachvollziehen zu können.
Hilfsbücher erleichtern betriebliche Vorgänge in einem Unternehmen und können die Buchhaltung vereinfachen. Dabei werden auf den Hilfsbüchern keine Buchungen eingetragen. Geschäftsvorfälle werden nämlich im Grundbuch (Journal), Hauptbuch und Nebenbuch erfasst. Die Hilfsbücher dienen primär zur Dokumentation von Informationen, Daten und statistischen Werten.
Ein Hilfsbuch muss in der Regel nicht geführt werden, sondern wird aus organisatorischen Gründen von Unternehmen eingesetzt (Ausnahme: Ein Kassenbuch kann gesetzlich vorgeschrieben sein). Hilfsbücher sind für einen ordentlichen und effizienten Geschäftsablauf manchmal von großer Hilfe, um den Überblick zu behalten. Zudem dient ein Hilfsbuch auch als Nachweis bei Prüfungen, wie z.B. vor Gericht.