Journal
Das Journal (auch als Grundbuch bezeichnet) ist Teil der Buchhaltung, in das alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge eingetragen werden.
Das Journal (auch Grundbuch oder Tagebuch) ist eines der Bücher in der Buchhaltung. Durch die heutige Digitalisierung und EDV-Verarbeitung müssen die Bücher nicht mehr manuell und physisch geführt werden, da die Geschäftsvorfälle automatisch bei einer Buchung in den Büchern eingetragen werden. Es hilft aber definitiv die Verwendung der Bücher zu kennen, um die Buchhaltung eines Unternehmens besser verstehen zu können.
Im Journal werden alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge eingetragen, beginnend mit den Eröffnungsbuchungen, gefolgt von den laufenden Buchungen und abgeschlossen durch die Schlussbuchungen.
Anhand des Journals kann somit später jeder Geschäftsvorfall chronologisch nachvollzogen werden, wodurch Prüfer und Behörden, aber auch das Unternehmen selbst, durch das Buch an Übersicht gewinnen.
Die Grundlage für das Journal sind Belege, wie z.B. Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge oder Kassenbelege. Anhand der Belege werden Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge erstellt und im Journal festgehalten. Diese Belege müssen dokumentiert und aufbewahrt. Die Geschäftsvorfälle werden mit folgenden Informationen eingetragen:
- laufende Nummer im Journal
- angesprochene Konten (Sollkonto und Habenkonto)
- Buchungsdatum
- Betrag
- Buchungstext
- Belegnummer
Die Geschäftsvorfälle aus dem Journal werden dann ins Hauptbuch übernommen. Das Hauptbuch ordnet dabei die Geschäftsvorfälle in sachlicher Hinsicht, nämlich nach Sachkonten. Sachkonten sind die Bestandskonten und Erfolgskonten der Buchhaltung. Das Hauptbuch besteht also folglich aus den im Kontenplan verzeichneten Sachkonten. In früheren Zeiten, als noch physisch Bücher geführt wurden, hat man tatsächlich anhand des Journals die Geschäftsvorfälle dann in den einzelnen Kontenblätter eingetragen. Diesen Schritt machen heutzutage Buchhaltungssoftware automatisch.
Um das Hauptbuch übersichtlich zu gestalten, werden Nebenbücher geführt. Ein Nebenbuch ist zum Beispiel das Kontokorrentbuch für die Verbindlichkeiten und Forderungen gegenüber Kunden. So kann für jeden Kunden ein einzelnes Nebenbuch geführt werden, wo die Rechnungen und Zahlungen eingetragen werden.
