Ein Kostenvoranschlag ist eine unverbindliche Vorkalkulierung bzw. Schätzung der zu erwarteten Kosten.
Ein Kostenvoranschlag kalkuliert vor dem Geschäft die zu erwartenden Kosten. Dieser Kostenvoranschlag ist nicht bindend, d.h. die tatsächlichen Kosten können nach Durchführung des Geschäfts unwesentlich höher oder niedriger liegen. Sollten die Kosten wesentlich (mehr als 10%) vom Vorschlag abweichen, muss der Kunde unverzüglich informiert werden. In diesem Fall hat der Kunde die Möglichkeit des Vertrag zu kündigen.
Um die Kosten realistisch kalkulieren zu können, ist ein Kostenvoranschlag eine detaillierte schriftliche Erarbeitung aller Kosten der einzelnen Posten eines Geschäfts. Dieses dient sowohl dem Unternehmen als auch dem Kunden als Überblick für das Geschäft.
Um diese detaillierte Kalkulation von bestimmten Projekten auszuarbeiten, muss das Unternehmen eine gewisse Arbeitszeit aufbringen. Dafür darf das Unternehmen Kostenvoranschläge vergüten lassen und dem Kunden in Rechnung stellen. Dabei werden festgelegte Pauschalen verwendet oder auch Beträge bis zu 10% des Projektes. Diese Vergütung muss aber vorher mit dem Kunden vereinbart worden sein.
Abzugrenzen ist ein Kostenvoranschlag von einem Angebot. Im Gegensatz zum Kostenvoranschlag, ist ein Angebot bindend. Ein Angebot ist in der Regel nicht so detailliert, dafür aber immer kostenlos.