Mahnstufen

Mahnstufen sind verschiedene Bearbeitungsschritte eines Mahnverfahrens.

Ein Mahnverfahren ist abhängig vom Unternehmen meistens in mehreren Stufen aufgebaut. Bei der ersten Mahnung handelt es sich oft um eine Zahlungserinnerung. Ab der zweiten Mahnung kann sogar schon ein gerichtliches Mahnverfahren beantragt werden. 

Eine Mahnung ist dabei ein schriftliches Dokument mit der Aufforderung eine überfällige Leistung zu erbringen. So ist z.B. ein Kunde im Verzug, wenn innerhalb der Zahlungsfrist eine Rechnung nicht bezahlt wurde. Mit Ablauf des Zahlungsziels befindet sich der Kunde somit im Zahlungsverzug. Schon mit Verzug der Rechnung - ohne Mahnung - darf gesetzlich ein Inkassounternehmen eingeschaltet werden. Dies ist in der Praxis aber selten vorzufinden. 

In der Regel wird die Leistung immer erst angemahnt, bevor eine Eskalation eintritt:

Mahnstufe 1

Durch die Nichterbringung einer Leistung und den Ablauf der vereinbarten Frist befindet sich der Schuldner im Verzug. Die erste Mahnung soll den Schuldner daran erinnern diese Leistung innerhalb einer erneuten Frist nachzuholen. Diese erste Mahnung stellt die erste Mahnstufe dar, wobei es sich um ein außergerichtliches Mahnverfahren handelt.

Mahnstufe 2

Sollte die Frist der ersten Mahnung erneut ohne Leistung des Schuldners verstreichen, so kann der Gläubiger weitere außergerichtliche Mahnungen mit einer neuen Frist versenden. Dabei handelt es sich um ein “gestaffeltes” außergerichtliches Mahnverfahren, wenn erneut Mahnungen nach abgelaufener Frist versendet werden. In der Praxis werden meist bis zu drei Mahnschreiben für den Kunden erstellt. 

Eskalationsstufe

Der Gläubiger hat bereits nach der ersten Mahnung (Mahnstufe 1) die Möglichkeit einen gerichtlichen Mahnbescheid zu beantragen, womit das außergerichtliche Mahnverfahren zu einem gerichtlichen Mahnverfahren übergeht. In der Regel wird dies erst nach der dritten Mahnung vollzogen, da das gerichtliche Mahnverfahren mit hohen zusätzlichen Kosten verbunden sind, die vom Gläubiger vorgestreckt werden müssen. 

Oftmals wird die Forderung auch an ein Inkassounternehmen übergeben, anstatt selbst den gerichtlichen Weg einzuschlagen. 

Verjährung

Von diversen Ausnahmen abgesehen verjähren Zahlungsverpflichtungen nach drei Jahren zum Ende des Kalenderjahres. So gilt die Zahlungsverpflichtung laut der ursprünglichen Rechnung für drei Jahre und wird auch mit eingehenden Mahnungen nicht beeinflusst. 

• Beispiel: Ein Kunde kauft eine Waschmaschine beim Händler am 01.06.2019 und bezahlt die Rechnung nicht. Wenn der Händler das Eintreiben der Rechnung vergisst, verjährt die Zahlungsverpflichtung zum 31.12.2022. Innerhalb der drei Jahre kann der Händler den Kunden anmahnen. Auch wenn fünf Mahnungen verschickt wurden, verjährt die Forderung am 31.12.22. Der Händler muss also ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten und den Betrag einklagen. Es gibt auch die Möglichkeit einen Mahnbescheid zu beantragen, womit ein rechtskräftiger Titel erworben wird mit dem man einen Gerichtsvollzieher für die Eintreibung der Schulden beauftragen kann.