Nebenbuch

Nebenbücher sind Teil der Buchhaltung, in denen Hauptbuchkonten ausgegliedert werden und näher erläutert werden.

Das Nebenbuch ist eines der Bücher in der Buchhaltung. Durch die heutige Digitalisierung und EDV-Verarbeitung müssen die Bücher nicht mehr manuell und physisch geführt werden, da die Geschäftsvorfälle automatisch bei einer Buchung in den Büchern eingetragen werden. Es hilft aber definitiv die Verwendung der Bücher zu kennen, um die Buchhaltung eines Unternehmens besser verstehen zu können.

Die Grundlage für die Buchführung ist das Journal (Grundbuch). Im Grundbuch werden aller Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge nach den Belegen aufgelistet. Die Geschäftsvorfälle werden dann in ‘sachlicher’ Hinsicht im Hauptbuch geordnet, d.h. die Geschäfte werden in die Sachkonten des Kontenplans eingetragen.

Um das Hauptbuch übersichtlich zu gestalten, werden Nebenbücher geführt. Dazu werden einzelne Konten aus dem Hauptbuch in ein Nebenbuch ausgegliedert. Das Nebenbuch enthält in vielen Fällen auch weitere Informationen zum Geschäftsvorfall, die im Hauptbuch nicht vorhanden wären.

So wird beispielsweise für jeden einzelnen Kunden eines Unternehmens ein eigenes Nebenbuch geführt. Dadurch kann man genau die Rechnungsstellung, sowie Zahlungseingänge / -ausgänge einsehen. Ohne Nebenbuch würden alle Kunden mit all ihren Geschäftsvorfällen in einem einzigen Hauptbuchblatt eingetragen werden, wodurch man durch die Masse an Buchungen schnell die Übersicht verliert. Nur durch die einzelnen Nebenbücher sieht man sofort, welche Rechnungen bei einzelnen Kunden überfällig sind, um einen Mahnlauf anstoßen zu können (Offene Posten). Nach Abschluss der Nebenbücher der Kunden werden die Daten und Ergebnisse dann wieder ins Hauptbuch übertragen, damit die Gesamtforderung bzw. -verbindlichkeit ausgewiesen werden kann.

Nach dem gleichen Prinzip können auch weitere Nebenbücher geführt werden.

Beispiele für Nebenbücher:

Lohn- / Gehaltsbuch: Nebenbuch für jeden Angestellten, um die Lohn-/Gehaltsabrechnung vorzunehmen und Abzüge und Auszahlungen nachzuvollziehen
Anlagebuch: Nebenbuch für jede Anlage, um Zugänge, Abgänge, Abschreibungsdauer, Abschreibungen und Zuschreibungen nachzuvollziehen
Kontokorrentbücher: Nebenbücher für Verbindlichkeiten/Forderungen gegenüber Lieferanten (Kreditorenbuchhaltung) und Kunden (Debitorenbuchhaltung)
Kassenbuch: Nebenbuch für die ordnungsgemäße Kassenbuchführung
Lagerbuch: Aufzeichnung über die Bestände, Zu- und Abgänge der Lagerpositionen

Heutzutage werden Nebenbücher nicht mehr manuell geführt. Durch die EDV-Verarbeitung am Computer/Laptop wird eine Buchung direkt und automatisch in die jeweiligen Bücher übertragen.