Rechnung

Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung. Dieses Dokument wird von einem Unternehmen ausgestellt und informiert den Kunden über eine erbrachte/zu erbringende Leistung im Gegenzug zu dem daraus geforderten Entgelt.

Rechnungen sind eines der wichtigsten Dokumente von Unternehmen.

Allgemein gilt, dass Unternehmen nach Ausführung einer Leistung an das empfangene Unternehmen eine Rechnung ausstellen müssen. An Privatpersonen besteht keine Rechnungspflicht nach dem Umsatzsteuergesetz. So bekommen Privatpersonen bei einem Einkauf im Supermarkt keine Rechnung, sondern eine Quittung. Jedoch werden in der Regel auch an Privatpersonen Rechnungen verschickt, welche eine Zahlungsaufforderung für eine Leistung darstellt (z.B. Telefonrechnung oder Stromrechnung). Andersrum dürfen auch Privatpersonen Rechnungen ausstellen. Dabei muss klar ersichtlich sein, dass es sich um eine Privatrechnung handelt.

Man unterscheidet zwischen Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen.
Ausgangsrechnungen sind die Rechnungen von Unternehmen, die an deren Kunden gesendet werden und somit “ausgehen”.

Analog dazu sind Eingangsrechnungen für Unternehmen Rechnungen, die von ihren Lieferanten eingehen, wie z.B. die Rechnung für Materialien, Miete oder Strom.

Zudem dient die Rechnung als Nachweis für die bereits bezahlte Vorsteuer. So können Unternehmen durch Eingangsrechnungen vom Kunden nachweisen, welche Umsatzsteuer bereits gezahlt wurde und diese Vorsteuer kann somit in der Umsatzsteuervoranmeldung (nicht bei Kleingewerbetreibenden) angesetzt werden.

Rechnungen können sowohl in Papierform als auch elektronisch versendet werden. Durch die Digitalisierung und dem Umweltgedanken geht der Trend zu elektronischen und somit papierlosen Rechnungen, die per Mail oder ins elektronische Postfach des Kunden gesendet werden. Rechnungen müssen nicht mehr unterschrieben werden. Jedoch bestehen manche Unternehmen noch darauf. So werden bei elektronischen Rechnungen digitale Signaturen verwendet. Rechnungen müssen nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) 10 Jahre aufbewahrt werden.

Damit Rechnungen rechtlich und steuerlich korrekt sind, müssen sie korrekt ausgestellt werden. So sollte jedes Unternehmen beim Schreiben von Ausgangsrechnungen und auch beim Erhalten von Eingangsrechnungen überprüfen, ob alle benötigten Daten vorhanden und korrekt sind.

Bestandteile einer Rechnung

Auf der ordentlichen Rechnung müssen nach §14 UStG folgende Angaben zu finden sein:

Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID des leistenden Unternehmens
Name und Anschrift des Leistungsempfängers
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen wird die Umsatzsteuer-ID des Leistungsempfängers benötigt
Rechnungsnummer
Rechnungsdatum / Ausstellungsdatum
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, wenn dieser vom Rechnungsdatum abweicht
Menge, Umfang und Art der gelieferten Leistung
Aufgeschlüsselte und anzuwendende Steuersätze oder Steuerbefreiungen mit notwendigen Steuerinformationen
Evtl. Rabatte oder Minderung des Entgelts
Rechnungsbetrag (Nettobetrag und Bruttobetrag)

Damit der Kunde die Rechnung auch begleichen kann, werden zusätzliche Angaben gemacht:

Kontaktdaten (Kontaktperson, E-Mail, Telefon)
Kontoverbindung(en)
Kundennummer
Fälligkeit / Zahlungsfrist

Die Anforderungen, welche Angaben benötigt werden, sind auch von der Art der Rechnung abhängig. So benötigen Kleinbetragsrechnungen mit einem Betrag von weniger als 250€ weniger Angaben:

Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
Menge, Umfang und Art der gelieferten Leistung
anzuwendende Steuersätze oder Steuerbefreiungen
Rechnungsbetrag

Besonderheit: Kleingewerbetreibende müssen keine Umsatzsteuer berechnen und somit keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Es muss jedoch ein Hinweis auf diese Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung zu finden sein.

Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID?

Wenn ein Unternehmen mit deutschem Firmensitz mit deutsche Kunden handelt, genügt die Angabe des Steuernummer/Steuer-ID auf der Rechnung. Diese wird vom Finanzamt an jede natürlich und juristische Person vergeben.
Handelt das deutsche Unternehmen mit Kunden aus der EU, muss nun die Umsatzsteuer-ID auf der Rechnung angegeben werden. Diese wird an juristische Personen vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben. Sollten Kleingewerbetreibende auch mit Kunden aus der EU Geschäfte führen, muss auch dieses Kleinunternehmen eine Umsatzsteuer-ID beantragen und auf Ausgangsrechnungen angeben.

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung?

Bei einer Rechnung wird das Geschäft gegenüber den Kunden finanziell abgerechnet. Bei der Quittung handelt es sich um eine Bestätigung des Eingangs einer Zahlung. Somit kann der Schuldner mit einer Quittung den Zahlungseingang für die Erfüllung einer Leistung beweisen. Mit der Quittung bekennt sich der Gläubiger, dass er die Zahlung erhalten hat.