Ausgaben, die auf einer beruflich veranlassten Reise anfallen, können nach der Lohnsteuerrichtlinie abgerechnet werden.
Nach der Lohnsteuerrichtlinie können Reisekosten, die auf einer beruflich veranlassten Reise anfallen (sog. Auswärtstätigkeiten), zum Teil steuerlich abgesetzt werden. Dies mindert den Gewinn eines Unternehmens und dementsprechend die Steuerlast.
Damit es sich um eine Geschäftsreise handelt, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. So muss die Reise nur vorübergehend, beruflich veranlasst, und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte (z.B. Büro) sein. Zudem gibt es auch Berufe, die keine erste Tätigkeitsstätte, sondern ständig wechselnde Arbeitsstätten haben. So ist ein LKW-Fahrer beruflich auf Reise und kann Reisekosten absetzen.
Reisekosten kann man in vier Kosten aufteilen:
Erstattungsfähig sind Fahrtkosten, die tatsächlich für die Benutzung eines Beförderungsmittels angefallen sind. So sind es bei Flug- oder Bahnreisen der Ticketpreis.
Bei einem Privat-PKW kann die Kilometerpauschale bzw. der Kilometer-Kostensatz des Fahrzeugs erstattet werden.
Übernachtungskosten können vollständig als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Dazu müssen die Belege eingereicht und archiviert werden. Kostet eine Hotelnacht zum Beispiel 107€, können 100€ als Aufwand gebucht werden und die 7€, die als Umsatzsteuer angefallen sind (ermäßigter Steuersatz von 7%) können als Vorsteuer gebucht werden. Gewisse Zusatzkosten, wie z.B. das Frühstück, müssen dabei jedoch herausgerechnet werden.
Bei den Fahrtkosten und Übernachtungskosten werden die tatsächlichen Kosten anhand von Belegen abgerechnet. Bei der Verpflegung gelten dagegen Pauschalen. Dabei müssen Auslands- und Inlands-Geschäftsreisen unterschieden werden.
Inland: Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden, aber weniger als 24 Stunden, gilt eine Pauschale von 12€. Der gleiche Beitrag gilt auch am Anreise- und Abreisetag einer mehrtägigen Geschäftsreise. Bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden, gilt eine Pauschale von 24€.
Ausland: Die Pauschale für Auslandsreisen werden jährlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht.
Einige Kosten, die nicht unter den drei genannten Kostenarten fallen, könnten zu den Reisenebenkosten gehören. Diese tatsächlichen Kosten müssen dann mit einem entsprechend Beleg eingereicht werden. Dazu gehören z.B. Parkgebühren, Mautgebühren oder Kosten für Gepäckaufbewahrung.
Beispiel
Sie sind angestellter Bürokaufmann und haben eine Messe besucht. Dafür sind Sie am Montag mit dem Zug von Hamburg nach Frankfurt gefahren, haben von Montag bis Donnerstag im Hotel übernachtet und Donnerstag mit dem Zug zurückgefahren.