Reisekosten

Ausgaben, die auf einer beruflich veranlassten Reise anfallen, können nach der Lohnsteuerrichtlinie abgerechnet werden.

Nach der Lohnsteuerrichtlinie können Reisekosten, die auf einer beruflich veranlassten Reise anfallen (sog. Auswärtstätigkeiten), zum Teil steuerlich abgesetzt werden. Dies mindert den Gewinn eines Unternehmens und dementsprechend die Steuerlast.

Damit es sich um eine Geschäftsreise handelt, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. So muss die Reise nur vorübergehend, beruflich veranlasst, und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte (z.B. Büro) sein. Zudem gibt es auch Berufe, die keine erste Tätigkeitsstätte, sondern ständig wechselnde Arbeitsstätten haben. So ist ein LKW-Fahrer beruflich auf Reise und kann Reisekosten absetzen.

Reisekosten kann man in vier Kosten aufteilen:

Fahrtkosten
Verpflegungskosten
Übernachtungskosten
Reisenebenkosten

Fahrtkosten

Erstattungsfähig sind Fahrtkosten, die tatsächlich für die Benutzung eines Beförderungsmittels angefallen sind. So sind es bei Flug- oder Bahnreisen der Ticketpreis.

Bei einem Privat-PKW kann die Kilometerpauschale bzw. der Kilometer-Kostensatz des Fahrzeugs erstattet werden.

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten können vollständig als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Dazu müssen die Belege eingereicht und archiviert werden. Kostet eine Hotelnacht zum Beispiel 107€, können 100€ als Aufwand gebucht werden und die 7€, die als Umsatzsteuer angefallen sind (ermäßigter Steuersatz von 7%) können als Vorsteuer gebucht werden. Gewisse Zusatzkosten, wie z.B. das Frühstück, müssen dabei jedoch herausgerechnet werden.

Verpflegungskosten

Bei den Fahrtkosten und Übernachtungskosten werden die tatsächlichen Kosten anhand von Belegen abgerechnet. Bei der Verpflegung gelten dagegen Pauschalen. Dabei müssen Auslands- und Inlands-Geschäftsreisen unterschieden werden.

Inland: Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden, aber weniger als 24 Stunden, gilt eine Pauschale von 12€. Der gleiche Beitrag gilt auch am Anreise- und Abreisetag einer mehrtägigen Geschäftsreise. Bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden, gilt eine Pauschale von 24€.

Ausland: Die Pauschale für Auslandsreisen werden jährlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht.

Reisenebenkosten

Einige Kosten, die nicht unter den drei genannten Kostenarten fallen, könnten zu den Reisenebenkosten gehören. Diese tatsächlichen Kosten müssen dann mit einem entsprechend Beleg eingereicht werden. Dazu gehören z.B. Parkgebühren, Mautgebühren oder Kosten für Gepäckaufbewahrung.

Beispiel

Sie sind angestellter Bürokaufmann und haben eine Messe besucht. Dafür sind Sie am Montag mit dem Zug von Hamburg nach Frankfurt gefahren, haben von Montag bis Donnerstag im Hotel übernachtet und Donnerstag mit dem Zug zurückgefahren.

Fahrtkosten: Die Zugkosten, aber auch die Kosten für den Transport zum Hotel und zur Messe (Taxi, öffentliche Verkehrsmittel) werden komplett abgerechnet.
Übernachtungskosten: Sie haben das Hotel ohne Frühstück und ohne Zusatzleistungen gebucht. So können Sie die kompletten Hotelkosten als Übernachtungskosten ansetzen.
Verpflegungskosten: Am Anreise- und am Abreisetag werden jeweils 12€ Spesen abgerechnet. Für Dienstag und Mittwoch fallen durch die Abwesenheit von 24 Stunden jeweils 24€ an. Somit werden insgesamt 72€ Verpflegungsmehraufwand ausgezahlt.
Reisenebenkosten: Sie mussten am Abreisetag Ihren Koffer im Schließfach des Bahnhofs einschließen. Dies sind Reisenebenkosten, die angesetzt werden können (Beleg vorausgesetzt).