Spesen

Der Begriff Spesen bezeichnet die Abrechnung der Versorgungsausgaben, die auf Geschäftsreisen anfallen können.

Nach der Lohnsteuerrichtlinie können Reisekosten, die auf einer beruflich veranlassten Reise anfallen (sog. Auswärtstätigkeiten), zum Teil steuerlich abgesetzt werden. Dies mindert den Gewinn eines Unternehmens und dementsprechend die Steuerlast.

Damit es sich um eine Geschäftsreise handelt, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. So muss die Reise nur vorübergehend, beruflich veranlasst, und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte (z.B. Büro) sein. Zudem gibt es auch Berufe, die keine erste Tätigkeitsstätte, sondern ständig wechselnde Arbeitsstätten haben. So ist ein LKW-Fahrer beruflich auf Reise und kann Reisekosten absetzen.

Reisekosten kann man in vier Kosten aufteilen:

Fahrtkosten
Verpflegungskosten
Übernachtungskosten
Reisenebenkosten

Spesen werden oft als Synonym für die Verpflegungskosten verwendet. Bei diesem Versorgungsmehraufwand für Arbeiter werden Pauschalbeträge abgerechnet, die auf Dienstreisen anfallen. Spesen sind somit erstattungsfähige Ausgaben, die der Arbeiter während Zeiten außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte erstattet bekommt.

So gelten unterschiedliche Pauschalen für Dienstreisen im Inland und im Ausland.

Inland: Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden, aber weniger als 24 Stunden, gilt eine Pauschale von 12€. Der gleiche Beitrag gilt auch am Anreise- und Abreisetag einer mehrtägigen Geschäftsreise. Bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden, gilt eine Pauschale von 24€.

Diese 24€ können auch aufgeteilt werden in:

Frühstück 4,80€
Mittagessen 9,60€
Abendessen 9,60€

Ausland: Die Pauschale für Auslandsreisen werden jährlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht.

Beispiel

Sie sind angestellter Bürokaufmann und haben eine Messe besucht. Dafür sind Sie am Montag mit dem Zug von Hamburg nach Frankfurt gefahren, haben von Montag bis Donnerstag im Hotel übernachtet und Donnerstag mit dem Zug zurückgefahren.

Spesen: Am Anreise- und am Abreisetag werden jeweils 12€ Spesen abgerechnet. Für Dienstag und Mittwoch fallen durch die Abwesenheit von 24 Stunden jeweils 24€ an. Somit werden insgesamt 72€ Verpflegungsmehraufwand ausgezahlt.