Umsatzsteuervoranmeldung

Bei einer Umsatzsteuervoranmeldung (kurz: USt.-VA) wird vom Unternehmen die Differenz aus der Umsatzsteuer und der Vorsteuer an das Finanzamt gemeldet.

Unternehmen müssen in der Regel eine Umsatzsteuervoranmeldung (kurz: USt.-VA) elektronisch an das zuständige Finanzamt übermitteln. Eine USt.-VA berechnet die Differenz zwischen der eingenommenen Umsatzsteuer und der gezahlten Vorsteuer. Diese Differenz muss dann an das Finanzamt abgeführt werden. Ist die Vorsteuer höher als die Umsatzsteuer wird das entsprechende Guthaben vom Finanzamt gutgeschrieben.

In der Regel muss jedes Unternehmen eine Umsatzsteuervoranmeldung übermitteln. Ausgenommen sind dabei:

Kleinunternehmer
Bestimmte Berufsgruppen, z.B. Ärzte oder Versicherungsmakler
Unternehmen mit einer niedrigen Umsatzsteuer-Zahllast von < 1.000€

Wie wird die Differenz zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer berechnet?

Umsatzsteuer: Wenn ein Unternehmen eine Rechnung an einen Kunden stellt, muss auf der Rechnung eine Umsatzsteuer ausgewiesen werden, die in der Regel in Deutschland bei 19% liegt. Bei bestimmten Leistungen gilt eine reduzierte Umsatzsteuer i.H.v. 7%. Diese Umsatzsteuer muss an das Finanzamt weitergeleitet werden. Bei ausländischen Geschäften kann es zu umsatzsteuerfreien Rechnungen kommen. Bei Unklarheiten empfehlen wir Ihnen den Steuerberater zu fragen.

Vorsteuer: Das Unternehmen hat neben den Kundeneinnahmen auch Ausgaben, z.B. für Materialien, auf die das Unternehmen eine Umsatzsteuer gezahlt hat. Diese Umsatzsteuer nennt man Vorsteuer, welche man vom Finanzamt erstattet bekommt.

Bei der USt.-VA wird die Differenz aus der Umsatzsteuer und der Vorsteuer ermittelt, die dann ans Finanzamt abgeführt bzw. vom Finanzamt gutgeschrieben wird. Hier zeigen wir Ihnen ein vereinfachtes Beispiel einer USt.-VA:

Sie sind Tischler und hatten im März 2019 einen Kunden, der eine Möbeleinrichtung haben wollte. Sie schreiben dem Kunden eine Rechnung und bepreisen diesen Auftrag mit 1.000€ netto. Auf diesen Betrag müssen Sie 19% Umsatzsteuer hinzufügen, sodass der Rechnungsbetrag 1.190€ beträgt. Der Kunden bezahlt auch, und Sie haben eine Kundeneinnahme von 1.000€ und müssen 190€ an das Finanzamt weiterleiten.
Sie haben jedoch Materialien i.H.v. 476€ in einem Baumarkt gekauft, um die Möbel herzustellen. Auf Ihrem Baumarktkassenbon steht, dass Sie 19% Umsatzsteuer auf die Materialien bezahlt haben. Dies ist die Vorsteuer und beträgt in dem Fall 76€.
Die USt.-VA berechnet nun die Differenz: Umsatzsteuer - Vorsteuer = 190€ - 76€ = 114€
Sie müssen also in diesem Fall nicht 190€, sondern 114€ an das Finanzamt zahlen.

Elektronische Übermittlung

Für die elektronische Übermittlung ans Finanzamt benötigt man ein Elster-Zertifikat, welches man kostenlos unter www.elsteronline.de beantragen kann. Es gibt auch die Möglichkeit, dass externe Dienstleister die Übermittlung für ein Unternehmen durchführen, wodurch man kein eigenes Zertifikat benötigt. Die Cloud-Buchhatungs-Software Reviso hat eine direkte Elster-Schnittstelle, d.h. Unternehmen können über Reviso direkt die USt.-VA an das Finanzamt übermitteln, ohne ein eigenes Zertifikat zu haben und ohne die Beträge manuell eintippen zu müssen.

Fristen

Ob das Unternehmen die USt.-VA monatlich oder vierteljährlich abgeben muss, hängt von der Umsatzsteuerzahllast (Umsatzsteuer abzüglich Vorsteuer) des vorherigen Kalenderjahres ab. Gründer müssen im ersten Jahr und im Folgejahr die USt.-VA monatlich abgeben. Ab dem dritten Kalenderjahr kann gemäß der unten angegebenen Umsatzsteuerzahllast auf eine vierteljährliche Meldung umgestellt werden. Bei einer kleineren USt.-Zahllast von unter 1.000€ wird man von der Meldung befreit und es genügt die jährliche Umsatzsteuererklärung.

Umsatzsteuerzahllast > 7.500€ = monatliche USt.-VA
Umsatzsteuerzahllast 1.000 bis 7.500€ = vierteljährliche USt.-VA
Umsatzsteuerzahllast < 1.000 = keine USt.-VA

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss bis zum 10. Tag nach Ablauf des Meldungszeitraumes übermittelt werden. Bei einer verspäteten Übermittlung kann es zu einer Festsetzung von Verspätungszuschläge kommen, die das Unternehmen zusätzlich zahlen muss.

Beispiel:

Ihr Unternehmen muss die USt.-VA monatlich abgeben. Für den Monat ‘Januar 2019’ haben Sie somit bis zum 10. Februar Zeit die Anmeldung an Elster zu übermitteln. Da der 10.02.2019 ein Sonntag ist, haben Sie in diesem Fall bis zum nächsten Werktag Zeit, also bis zu dem 11.02.19.
Analog dazu verhält es sich auch bei der vierteljährlichen Meldung: Für das erste Quartal 2019 (01.01.19 - 31.03.19) haben Sie somit bis zum 10.04.2019 Zeit.

Es ist jedoch möglich eine Dauerfristverlängerung beim zuständigen Finanzamt zu beantragen, die es dem Unternehmen ermöglicht die USt.-VA einen Monat später abzugeben. Für Unternehmen mit monatlicher Meldungspflicht müssen dabei folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Antrag auf Dauerfristverlängerung muss bis zum 10. Februar gestellt werden (wenn das Unternehmen erst im Laufe des Jahres gegründet wurde, muss der Antrag bis zum 10. des Monats der ersten USt.-VA gestellt werden)
Es muss eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Umsatzsteuerzahllast des vorherigen Jahres bis zum 10. Februar gezahlt werden, welche nicht verloren gehen, sondern mit der letzten Voranmeldung des Jahres verrechnet wird (wenn das Unternehmen erst im Laufe des Jahres gegründet wurde, muss ein Elftel der voraussichtlichen Umsatzsteuerzahllast des laufenden Jahres gezahlt werden)

Beispiel:

Ihr Unternehmen muss die USt.-VA monatlich abgeben und hatte in 2018 eine Umsatzsteuerzahllast i.H.v. 11.000€. Sie haben eine Dauerfristverlängerung vor dem 10.02.2019 beantragt, welche nicht abgelehnt wurde. Zudem zahlten Sie bis zum 10.02.2019 ein Elftel der Umsatzsteuer-Zahllast des Jahres 2018 (1.000€) voraus. Für den Monat ‘Januar 2019’ haben Sie somit bis zum 10. März Zeit die Anmeldung an Elster zu übermitteln. Wenn Sie dann im Dezember 2019 beispielsweise 1.500€ Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen müssen, werden die 1.000€ Sondervorauszahlung verrechnet, wodurch Sie nur noch 500€ zahlen müssen und das Kalenderjahr 2019 ausgeglichen wird.

Bei vierteljähriger Voranmeldung: Ein Unternehmen muss aufgrund Ihrer Umsatzsteuerzahllast des vorherigen Jahres vierteljährlich die USt.-VA abgeben. Auch diese Unternehmen sind berechtigt eine Dauerfristverlängerung zu beantragen.

Grund für die Umsatzsteuervoranmeldung

Die Umsatzsteuervoranmeldung wurde vom Staat eingeführt, damit der Fiskus nicht ein ganzes Jahr auf die Steuer warten muss, sondern erhält die Steuer monatlich bzw. quartalsweise (nur bei Unternehmen mit einer niedrigen Zahllast jährlich). Damit verringert der Staat auch das Risiko eines Zahlungsausfalls, da die Unternehmen die Steuer auf das ganze Jahr verteilen, anstatt einen kompletten Jahresbeitrag zahlen zu müssen.